Şirketimde Her Şey Bana Bağlı: Nereden Başlamalıyım?

Sabah siz gelmeden karar alınmıyor. Ekip kritik konularda sizi bekliyor. Birkaç gün uzaklaşmanız şirketi görünür biçimde yavaşlatıyor.

Bu tabloyu yaşayan kurucuların çoğu ilk açıklamayı ekipte arar: doğru insanları bulamadım, sorumluluk almıyorlar, inisiyatif kullanmıyorlar. Bazen doğrudur. Ama aynı ekip başka bir şirkette karar alıyor, inisiyatif kullanıyor ve sonuç üretiyorsa, sorunun tamamı insanlarda değildir.

Çoğu durumda şirketin çalışma biçimi kurucuya bağımlı hâle gelmiştir. Bu, düzeltilebilir bir şeydir — ama düzeltmenin bir sırası vardır ve o sırayı atlamak, en görünür problemi çözüp en pahalısını yerinde bırakmakla sonuçlanır.

Bir şirketin kurucuya bağımlı olduğunu nasıl anlarsınız?

Bağımlılık kendini his olarak değil, davranış olarak gösterir. Şunlara bakın:

• Bir işin ilerlemesi için sizin "tamam" demeniz gerekiyor mu, yoksa yalnızca haberdar olmanız mı yeterli?
• Ekipten gelen mesajların ne kadarı bilgi, ne kadarı soru?
• İki hafta ulaşılamaz olsanız hangi işler durur? Hangileri yavaşlar? Hangileri hiç etkilenmez?
• Yeni bir müşteri probleminde ekip kendi arasında mı çözüyor, yoksa önce size mi geliyor?

Bu soruların cevabı bir listedir ve o liste, bağımlılığın nerede yoğunlaştığını gösterir. Kurucunun her yerde olması nadirdir; genellikle iki ya da üç alanda toplanır — satış, fiyatlandırma, işe alım, müşteri problemleri, tahsilat.

Bir kurucunun şirket için önemli olması ile şirketin kurucuya bağımlı olması aynı şey değildir. Bu ayrımı ayrıca ele aldım: Şirketiniz siz olmadan çalışıyor mu?

Her şeyin size gelmesinin asıl nedeni nedir?

Kararlar size geliyorsa, bunun genellikle tek bir yapısal sebebi vardır: kararın kime ait olduğu tanımlanmamıştır.

Tanımsız bir karar, doğal olarak en yetkili kişiye gider. Şirkette hiç kimse "bu benim kararım" diye düşünmüyorsa, herkes için en güvenli davranış sormaktır. Sormak yanlış yapmaktan ucuzdur. Ekip rasyonel davranıyor; sistem onlara başka bir seçenek sunmuyor.

Bunun üstüne iki şey daha biner. Birincisi, işin nasıl yapılacağı yazılı değilse her seferinde yeniden anlatılması gerekir ve anlatan kişi genellikle kurucudur. İkincisi, sonucun iyi gidip gitmediği bir sayıdan okunamıyorsa, tek kontrol yöntemi kurucunun bakması olur.

Bu üçü birlikte bir döngü kurar: tanımsız iş → tanımsız karar → görünmeyen sonuç → kurucunun devreye girmesi. Ve kurucu her devreye girdiğinde döngü bir kez daha pekişir.

Sorun çalışanlarda mı, sistemde mi?

Bunu ayırt etmenin pratik bir yolu var. Bir işi ekipteki başka birine verdiğinizde ne oluyor?

Yeni kişi de sürekli size soruyorsa, sorun kişide değildir. İki farklı insan aynı noktada takılıyorsa, takılma noktası ortak olan şeydedir — yani işin tanımında.

Tersi de geçerlidir. Aynı iş bir kişide düzgün yürüyüp diğerinde yürümüyorsa, orada gerçekten bir yetkinlik farkı vardır ve bu bir sistem problemi değildir.

Pratikte iki durum iç içe geçer. Ama başlangıç noktası olarak şunu varsaymak daha isabetlidir: tek bir kişide görülen problem kişiseldir, tekrar eden problem yapısaldır.

İlk olarak süreç, yetki ve ölçümü kontrol edin

Bağımlılığın yoğunlaştığı bir alan seçtiğinizde, o alana üç soru sorun. Bu üç soru benim çalışma çerçevemin özeti:

Bu iş nasıl yapılıyor? Bu konuda son kararı kim veriyor? Bu işin iyi gidip gitmediğini hangi sayıdan anlıyorsunuz?

Üçü sırayla çalışır ve sırası önemlidir.

Süreç işin nasıl yapıldığıdır. Yazılı olması şart değil, ama tekrarlanabilir olması şarttır — aynı işi iki farklı kişi yaptığında sonuç benzer çıkmalıdır.

Yetki kararın kime ait olduğudur. Süreç tanımlıysa ama her adımda onay gerekiyorsa, işi devretmiş olmazsınız; yalnızca uygulamayı devretmiş olursunuz.

Ölçüm sonucun nereden okunduğudur. Yetkiyi devredip sonucu göremiyorsanız, devretme değil, gözden kaybetme olur — ve gözden kaybettiğiniz işi er ya da geç geri alırsınız.

Bu üçlünün neden ayrı ayrı gerektiğini şurada daha ayrıntılı yazdım: Sistem kurmak SOP yazmak değildir

Her şeyi bir anda sistemleştirmeye çalışmayın

Kurucular bu noktada sık yapılan bir hataya düşer: bütün şirketi haritalamaya girişmek. Süreç envanteri çıkarılır, dokümantasyon projesi başlatılır, birkaç hafta sonra iş durur.

Durmasının sebebi disiplinsizlik değildir. Aynı anda yirmi şeyi tanımlamak, hiçbirini yeterince derin tanımlayamamak demektir — ve yüzeysel tanımlanmış bir süreç, tanımsız süreçten daha az işe yarar, çünkü ona güvenilir ama güvenilmemesi gerekir.

Bir alan seçin. Sizi en sık içine çeken alanı. O alanda üç soruyu sonuna kadar cevaplayın. Sonra bir sonrakine geçin.

İlk 30 günde nereden başlamalısınız?

Somut bir başlangıç:

Hafta 1 — Ölçün. Bir hafta boyunca size gelen soruları ve onay taleplerini yazın. Kim sordu, ne sordu, siz olmasanız ne olurdu. Otuz kayıt yeter. Bu liste tahmininizi düzeltir; kurucuların çoğu hangi alanın en pahalı olduğunu yanlış tahmin eder.

Hafta 2 — Seçin ve süreci yazın. Listede en çok tekrar eden alanı alın. O işin nasıl yapıldığını bir sayfada yazın: neyle başlıyor, hangi adımlardan geçiyor, neyle bitiyor. Mükemmel olması gerekmiyor; doğru olması yeterli.

Hafta 3 — Kararı devredin. O süreçteki karar noktalarını işaretleyin ve her biri için kimin karar vereceğini yazın. Sayı gerektiren yerlere sayı koyun: hangi tutara kadar, hangi iskonto oranına kadar, hangi durumda size gelir.

Hafta 4 — Ölçümü kurun. O işin iyi gidip gitmediğini gösteren bir sayı belirleyin ve haftalık bakılacak bir yere koyun. Tek sayı yeterlidir. Sayı olmadan devrettiğiniz yetki, ilk aksaklıkta geri gelir.

Otuz günün sonunda şirketin tamamı sistemleşmiş olmaz. Bir alan sizden bağımsızlaşmaya başlar — ve daha önemlisi, elinizde tekrar edebileceğiniz bir yöntem olur.

Karar yetkisini eşik ve yükseltme kuralıyla dağıtmanın ayrıntısı burada: Bir şirkette karar yetkileri nasıl dağıtılmalı?

Kurucu bağımlılığınızı ölçün

Nereden başlayacağınıza karar vermenin en hızlı yolu, bugünkü durumu görmektir. Hangi alanların size bağımlı olduğunu tahminle değil, cevaplarla belirlemek işin sırasını da belirler.

Kurucu Bağımlılığı Skorunuzu ölçün — şirketinizin hangi alanlarda size bağımlı olduğunu birkaç dakikada görün.

Konunun bütününe Kurucu Bağımlılığı sayfasından bakabilirsiniz.

Bir şirketin sistemi olup olmadığını hızlıca anlamak isterseniz: Bir şirketin sistemi olup olmadığını 3 soruda nasıl anlarsınız?