Bir şirkette AI'dan önce hangi süreçler sistemleştirilmeli?

İki cevap da yanlış.

Birincisi: "Önce her şeyi düzeltelim, sonra yapay zekâya bakarız." Bu şirketler bakmaya hiç başlamıyor, çünkü her şeyin düzeldiği bir an yok.

İkincisi: "Süreçleri zaten model düzeltir." Bu şirketler mevcut düzensizliği hızlandırıyor ve altı ay sonra neyin neden bozulduğunu kimse açıklayamıyor.

Doğru cevap arada ve dar: kritik minimum netlik, sonra küçük bir pilot, sonra ölçüm.

Bozuk süreç neden ölçeklenir?

Bir süreç, aynı koşullarda aynı sonucu verdiği için süreçtir. Vermiyorsa ortada süreç değil, alışkanlık vardır.

Alışkanlığı otomatikleştirmek, onu kalıcı hâle getirir. Daha önce kişiye göre değişen bir uygulama, artık her seferinde aynı şekilde yanlış yapılır. Ve tekrarlandığı için doğru görünmeye başlar.

Bir örnek: teklif onayında hangi durumda indirim verileceği yazılı değilse, ekip bunu deneyimle idare eder. Model devreye girdiğinde bu idare kaybolur; model geçmiş verideki dağılımı öğrenir ve onu kural sanır. Şirket, hiç almadığı bir kararı uygulamaya başlamış olur.

Ama "önce mükemmelleştirin" de yanlış

Süreç yönetimi çalışmasının tamamını beklemek pratikte şu anlama geliyor: hiçbir zaman başlamamak.

Çünkü süreçler yazılarak değil, çalıştırılarak oturuyor. Bir akışın gerçek zayıf noktası, masa başında değil, üçüncü haftada görünüyor. Kâğıt üstünde mükemmelleştirilmiş bir süreç, ilk gerçek istisnada zaten yeniden yazılıyor.

Üstelik bekleme bedava değil: bu arada ekip kendi başına araç kullanmaya başlıyor ve şirket, hiç karar vermediği bir uygulamanın içinde buluyor kendini.

Kritik minimum netlik

Bir akışın modele dokunmaya hazır sayılması için dört şeyin yazılı olması yeter. Tamamının mükemmel olması değil, yazılı olması.

Adımlar. İşin hangi sırayla yapıldığı. Girdiler. Her adımın neye ihtiyaç duyduğu ve bunun nereden geldiği. Karar ölçütü. Akıştaki seçimlerin neye göre yapıldığı. Kabul ölçütü. Çıktının ne zaman "doğru" sayıldığı.

Son ikisi en sık atlananlar ve en belirleyici olanlar. Adımlar yazılı, ölçütler kafada olduğunda model ne zaman duracağını ve işi ne zaman doğru yaptığını bilemez. AI'a hazır süreç tam olarak bu dördü demek.

Dördünü yazmak çoğu akışta yarım gün sürüyor. Bu, "süreç yönetimi projesi" değil; bir oturum.

Hangi akış önce?

Görünür olan değil, kaybettiren. İki ölçüt yeter:

Tekrar sayısı. Haftada kaç kez yapılıyor. Yazmaya harcanan zaman, tekrar sayısı yüksek olan akışta en hızlı geri döner.

Kurucuya değme sayısı. Bu akış haftada kaç kez kurucunun masasına geliyor. Değmiyorsa, düzeltilmesi şirketin kapasitesini değiştirmez.

Bu iki ölçüt kesiştiğinde liste genellikle üç-beş akışa iniyor. Daha uzun bir liste, seçim yapılmamış demektir.

Sistemleştirmesi anlamsız olanlar

Her şey sistemleştirilmez ve sistemleştirmeye çalışmak da bir kayıp türü.

Ayda bir kez yapılan iş yazmaya değmez; bir sonraki sefere kadar koşullar zaten değişir. Her seferinde gerçekten farklı olan iş de yazılamaz; oradaki değişkenlik gürültü değil, işin kendisi. Ve sonucu yalnızca yargıyla değerlendirilebilen iş, kabul ölçütü yazılamadığı için hazır hâle getirilemez.

Bu üçünü listenin dışına çıkarmak, listeyi yönetilebilir kılan şey.

Sıra

1. Üç-beş akış seçilir. Tekrar sayısı ve kurucuya değme sayısıyla.
2. Dört başlık yazılır: adımlar, girdiler, karar ölçütü, kabul ölçütü.
3. Bugünkü hâli ölçülür: süre, insan-saat, yeniden çalışma oranı. Sonradan üretilemeyen tek veri budur.
4. Tek bir akışta pilot. Dışarıya bir şey göndermeyen, hatası görünür ve geri alınabilir olanla başlanır.
5. Ölçülür ve düzeltilir. Tasarım geri alınabilir; geri alınması başarısızlık değil, ölçümün çalıştığının kanıtı.

Dikkat edilecek nokta üçüncü adım. Başlangıç değeri alınmadan geçilen bir pilot, doksan gün sonra "iyi gitti galiba" ile sonuçlanıyor.

İşin çoğu yapay zekâyla ilgili değil

Bu listenin ilk üç adımında model hiç geçmiyor. Süreçlerin görünür hâle gelmesi, ölçütlerin yazılması ve bugünkü performansın ölçülmesi: üçü de şirket sistemleri çalışmasının kendisi.

Bu, işi riski düşük kılan şey: model hiç devreye girmese bile şirket bu üç adımdan kazançlı çıkar. Yapay zekâ, yapılması gereken işi değiştirmiyor; ertelemenin maliyetini artırıyor.

Dört başlığın bugün hangi akışlarda yazılı olduğunu yoklamak isterseniz Şirket Sistemi Hızlı Kontrolü süreç, yetki ve ölçüm başlıklarını ayrı ayrı puanlıyor.

Bu sıranın şirket ölçeğinde nasıl yürütüldüğünü, başlangıç ölçümünün nasıl kayda geçirildiğini ve hangi akışların önce ele alındığını AI Operating Model sayfasında anlattım.