AI'a Hazır Süreç

Nedir?

Bir süreç, dört şeyi yazılı olarak söylediğinde modele devredilebilir hâle gelir:

Adımlar. İşin hangi sırayla yapıldığı. Girdiler. Her adımın neye ihtiyaç duyduğu ve bunun nereden geldiği. Karar noktaları. Akışın hangi noktalarında seçim yapıldığı ve seçimin ölçütü. Çıktı ölçütü. Sonucun kabul edilebilir olup olmadığını neyin belirlediği.

Dördü eksiksizse sürecin bir kısmı devredilebilir. Biri bile eksikse devredilen şey süreç değil, belirsizliktir.

Neden önemli?

Çünkü çoğu süreç yazılı değil, kafalarda çalışıyor. Kafada çalışan bir süreç modele anlatılamaz. Bu, yapay zekâya özgü yeni bir problem değil: aynı süreç yeni bir çalışana da anlatılamıyordu.

Buradan çıkan sonuç pratik olarak rahatlatıcı: "AI'a hazırlık" çalışmasının büyük kısmı yapay zekâyla ilgili değildir. Sürecin görünür hâle getirilmesidir ve o iş yapıldığında şirket, model hiç devreye girmese bile kazançlı çıkar. Yani riski düşük bir yatırımdır.

İkinci önemi sırayla ilgili. Yeniden tasarlanmamış bir sürecin otomatikleştirilmesi, mevcut düzensizliği hızlandırır. Yanlış sırada duran bir onay adımı otomatikleştiğinde yanlış sırada ve hızlı olur.

Yaygın hata

SOP yazmakla süreci hazır hâle getirmeyi karıştırmak. Prosedür adımları anlatır; karar ölçütünü ve çıktı ölçütünü çoğu zaman anlatmaz. Bu ikisi olmadan model ne zaman durması gerektiğini ve işi ne zaman doğru yaptığını bilemez.

İkinci hata, hazır olmayı devredilmesi gerektiği sanmak. Bir sürecin devredilebilir olması, devredilmesi gerektiği anlamına gelmez; karar hâlâ insan–AI iş bölümüyle verilir ve hazır bir sürecin bazı adımları bilinçli olarak insanda kalır.

Örnek

Bir muhasebe ekibinde gelen faturaların kaydı. Adımlar yazılı: fatura alınır, tedarikçi eşleştirilir, kalem bazında muhasebe koduna atanır, tutar kontrol edilir, kaydedilir.

Girdiler de yazılı: tedarikçi listesi, kod tablosu, sipariş kayıtları.

Ama karar ölçütü yazılı değil: hangi kalemin hangi koda gideceği, ekibin iki kişisinin kafasında. Çıktı ölçütü de yok: "doğru kayıt" ne demek, kimse yazmamış.

Bu süreç hazır değil. Hazır hâle getirmek için yapılacak iş modelle ilgili değil: kodlama kuralları yazılacak ve kabul ölçütü tanımlanacak. O iş bittiğinde süreç hem devredilebilir hem de yeni çalışana anlatılabilir olur.

Nereden başlanır?

Şirketin en çok tekrar eden işinden. Tekrar sayısı yüksek olan iş, yazmaya harcanan zamanın en hızlı geri döndüğü iştir.

Dört başlık altında yazılır, her başlıkta eksik olan işaretlenir. Eksikler kapatılmadan devir konuşulmaz. Çoğu şirkette bu liste, çalışmanın en çok işe yarayan çıktısı olur.