Organizasyon Yapısı Nasıl Kurulur?

Organizasyon yapısını kurma işi çoğu şirkette bir sunum dosyasında başlıyor. Kutular çiziliyor, isimler yerleştiriliyor, oklar çekiliyor. Dosya paylaşıldığında herkes kendi kutusunu buluyor ve iki hafta sonra hiçbir şey değişmemiş oluyor.

Şemanın yanlış bir şey olduğu için değil. Sırası yanlış olduğu için.

Şema bir çıktıdır. Kimin hangi sonucu ürettiği ve hangi kararları alabildiği belirlendikten sonra çizilir. Baştan çizildiğinde ise yapı, eldeki isimlere göre şekillenir ve şirketin gerçekten ihtiyaç duyduğu roller hiç konuşulmaz.

Sonuçlardan başlayın, pozisyonlardan değil

İlk soru "kaç kişiye ihtiyacımız var" olmamalı. İlk soru şu: bu şirketin üretmek zorunda olduğu sonuçlar neler?

Beş ile yedi kalem yeterli. Yeni müşteri gelirinin hedeflenen seviyede kalması, teslimatın söz verilen sürede yapılması, nakdin belirli bir seviyenin altına düşmemesi, mevcut müşterilerin kalması gibi. Bunlar pozisyon adı değil, şirketin varlık sebebi.

Bu listeyi çıkarmak zorlanıyorsa mesele organizasyonda değil. Öncelikler netleşmeden yapılan her organizasyon çalışması, kısa süre sonra yeniden yapılıyor.

Her sonucun yanına tek bir isim yazın

Sonuç listesi hazırsa bu adım hızlı geçer ve en çok bilgiyi o hızda verir.

İki isim yazma ihtiyacı duyduğunuz her satır, ileride size gelecek bir konunun adresi. Ortak çalışma gerektiren sonuçlar elbette var; o zaman bile biri sahip, diğeri katkı verendir. Ayrımı şimdi yapmak, bir şey ters gittiğinde yapmaktan kolay.

Aynı ismin üç dört satırda birden çıkması da bir bilgi. Genellikle o kişi kurucu oluyor, ve liste kurucu bağımlılığının nerede yoğunlaştığını kendiliğinden gösteriyor.

Rolleri sonuçlardan türetin

Elinizde sonuçlar ve sahipleri varken roller kendiliğinden görünür hâle geliyor. Bir kişi üç sonucun sahibiyse orada muhtemelen iki rol vardır ve biri henüz doldurulmamıştır.

Rolün kendisini yazmak ayrı bir iş. Hangi sonuçtan sorumlu olduğu, hangi kararları alabildiği ve başarısının neresinden okunacağı bir sayfaya sığar. Bunun adım adım uygulamasını rol ve sorumlulukların nasıl tanımlanacağı yazısında anlattım.

Burada önemli olan sıra: rol, sonuçtan türer. Tersi yapıldığında ortaya görev listeleri çıkıyor ve görev listesi tamamlandığında bir sonuç üretilmiş olmuyor.

Raporlama ilişkisini kimin ne sorduğuna göre kurun

Bu adım genellikle unvana göre yapılıyor ve en çok sorunu da o yüzden çıkarıyor.

Pratikte işe yarayan soru şu: bu kişi tıkandığında kime gidecek, ve o kişi gerçekten açabilecek mi. Cevap "bana" ise ve siz kurucuysanız, o rol için henüz bir yönetim bağlantısı kurulmamış demektir.

İkinci soru: bu kişinin sonucunu kim düzenli olarak konuşacak. Raporlama ilişkisi bir hiyerarşi süsü değil, bir gözden geçirme sözü. Kimsenin sonucunu düzenli konuşmadığı bir bağlantı kâğıtta durur.

Bir kişinin iki yöneticiye bağlanması bazen kaçınılmaz oluyor. O durumda hangi konuda kime gideceği yazılmalı, yoksa kişi ikisinin arasında kalır ve sonuçta ikisine de gitmemeyi öğrenir.

Çakışmaları temizleyin

Yapı kurulurken çıkan çakışmalar sonradan çıkanlardan çok daha ucuza kapanıyor.

İki tür çakışma oluyor. Birincisi aynı sonucun iki sahibi olması; bunu sonuç listesinde zaten görmüş olursunuz. İkincisi iki rolün arasında kalan iş: müşteriden gelen bir şikâyetin hem satışı hem operasyonu ilgilendirmesi gibi. Bu tür işler şemada hiçbir kutuya yazmaz, günlük hayatta ise birinin sahiplenmesi gerekir.

İkinci tür için pratik bir yol var. Son üç ayda iki ekip arasında düşen işleri listeleyin ve her birine bir sahip yazın. Liste beklediğinizden kısa çıkacak, ve içindeki her satır bugüne kadar kurucuya gelen bir konuya karşılık gelecek.

Kaç yönetim katmanı gerekir?

Katman sayısı için evrensel bir cevap yok, ama pratikte iyi çalışan bir kontrol var: her katmanın kendi karar alanı olmalı.

Bir katman ekipten gelen soruyu yukarı taşımaktan başka bir şey yapmıyorsa, o katman yönetim değil aktarma işi yapıyor demektir. Şirket bir kişi kazanır, bir gecikme kazanır ve kararın adresi değişmez.

Yeni bir katman eklemeden önce sorulacak soru şu: bu kişi neye kendi başına karar verebilecek. Cevap yoksa katman değil, bir rol tanımı eksik.

Karar sınırlarının nasıl çizileceğini ve hangi konunun hangi durumda üst seviyeye taşınacağını ayrı bir yazıda ele aldım.

Şemayı en sona bırakın

Yukarıdaki adımlar bittiğinde şema kendiliğinden çıkıyor ve çizmesi yarım saat sürüyor.

O noktada şema işe yarar bir belgeye dönüşüyor, çünkü arkasında sonuçlar, sahipler ve karar alanları duruyor. Baştan çizilen şemada ise yalnızca kutular vardır ve kutular kimsenin gününü değiştirmez.

Bir uyarı: şema hazır olduğunda iş bitmiyor. Yapı, düzenli olarak konuşulmadığı sürece birkaç ay içinde gerçekle uyuşmaz hâle geliyor. Yeni kurulan bir yapının ilk otuz günü, kararların nereye geldiğini izlemekle geçmeli.

---

Organizasyon yapısı, kimin kime bağlı olduğunun listesi değil; kimin hangi sonucu ürettiğinin, neye karar verebildiğinin ve kime hesap verdiğinin düzeni. Bu düzenin bütününü organizasyon sistemi sayfasında topladım.

Rol ve sorumlulukların hangi noktada size döndüğünü on soruda görmek için: Kurucu Bağımlılığı Skorunuzu ölçün. İki dakika sürüyor ve sonucu yalnızca siz görüyorsunuz.