Haftalık Yönetim Toplantısı Nasıl Yapılır?

Bir haftalık yönetim toplantısının iyi geçip geçmediğini anlamanın tek bir ölçüsü var: toplantıdan kaç yazılı karar çıktı.

Çoğu şirkette bu sayı sıfır ya da bir. Herkes sırayla ne yaptığını anlatıyor, birkaç konu tartışılıyor, toplantı bitiyor ve bir hafta sonra aynı konular yeniden açılıyor. Harcanan zaman gerçek: altı kişilik bir ekibin doksan dakikası, ayda yaklaşık bir iş günü.

Sorunun kaynağı genellikle gündemin kendisi. Durum güncellemesi için kurulmuş bir gündem, karar üretmiyor.

Toplantı bir rapor ortamı değil

Durum bilgisi yazılı gidebilir ve gitmelidir. Bir tablo, bir mesaj, bir e-posta. Herkesin sırayla konuştuğu bir toplantıda geçirilen sürenin büyük kısmı, katılımcıların dinlemek zorunda olduğu ama kendilerini ilgilendirmeyen bilgiye gidiyor.

Toplantıya gelen şey karar bekleyen konu olmalı. Bu ayrımı yapmak toplantının süresini kısaltmıyor; içeriğini değiştiriyor.

Sabit bir gündem, her hafta aynı sırayla

Gündemin her hafta değişmesi, hazırlığı imkânsız kılıyor. Sıra sabit olduğunda katılımcılar ne getireceklerini biliyor ve toplantı kendi kendini hazırlıyor.

İşe yarayan sıra genellikle şöyle.

Geçen haftanın kararları. Ne karar verilmişti, ne oldu. Beş dakika. Bu bölüm gündemin başındaysa kararlar takip ediliyor demektir; sonundaysa çoğu hafta ona sıra gelmiyor.

Göstergeler. Şirketin haftalık görünümü. Sayılar toplantıdan önce paylaşılmış olmalı, toplantıda okunmamalı. Hangi sayıların bu görünüme gireceğini ayrı bir yazıda ele aldım: Bir CEO haftalık hangi sayılara bakmalı?

Sapmalar. Hangi gösterge beklenenin dışında ve neden. Bu bölüm toplantının kalbi.

Tıkanan işler. Bir konunun ilerlemesi için bu masada verilmesi gereken kararlar.

Kararlar. Alınanların yazılması ve sahiplendirilmesi.

Beş başlık bir saati aşmıyor. Aştığında sebebi genellikle ilk başlığın atlanmış olması oluyor: takip edilmeyen kararlar bir sonraki hafta yeniden tartışılıyor.

Sapmadan karara giden yol

Toplantının en çok zaman kaybettiren yeri burası, çünkü her sapma konuşulmaya değer görünüyor.

Değmiyor. Bir sapmanın masaya gelmesi için iki şeyin doğru olması gerekiyor: belirlenen eşiği aşmış olması ve bu hafta yapılabilecek bir şey bulunması. Eşik önceden yazılmadığında her küçük dalgalanma gündeme giriyor ve gerçekten bozulan gösterge gürültünün içinde kayboluyor.

Masaya gelen sapma için üç soru yetiyor. Bu ne kadar süredir böyle. Sebebini biliyor muyuz. Bu hafta ne yapacağız.

Üçüncü sorunun cevabı "bakalım" ise karar alınmamıştır ve konu gelecek hafta aynı hâliyle geri gelir. Cevap veremiyorsanız da bu bir karardır: konuyu incelemek üzere birine vermek, tarihiyle birlikte.

Kararı üç satırda yazın

Ne karar verildi, kim sorumlu, hangi tarihe kadar. Fazlası gerekmiyor, azı yetmiyor.

Yazılmayan karar alınmamış sayılıyor, çünkü iki hafta sonra masadaki herkes farklı bir şey hatırlıyor. Bu, güven meselesi değil; toplantıda konuşulan cümle ile herkesin kafasında kalan cümle nadiren aynı oluyor.

Kararların tutulduğu yer basit olmalı. Beş sütunlu bir tablo yeterli: tarih, karar, sahip, son tarih, durum. Bu tablo aynı zamanda bir sonraki toplantının ilk gündem maddesi.

Bir ay sonra tabloya baktığınızda iki şey görünür hâle geliyor. Hangi kararların hiç ilerlemediği ve aynı konunun kaç kez karara bağlandığı. İkincisi genellikle sürecin ya da yetkinin tanımsız olduğu bir yeri işaret ediyor.

Kim katılmalı

Katılımcı listesi zamanla uzuyor, çünkü kimseyi çıkarmak kırıcı geliyor.

Ölçü şu: bu masada karar veren kişiler oturur. Bilgilendirilmesi gereken kişiler notu okur. On kişilik bir yönetim toplantısında genellikle dört kişi karar veriyor, altı kişi dinliyor ve altı kişinin zamanı harcanıyor.

Bir kişinin yalnızca kendi konusu için gerekmesi de mümkün. O zaman o gündem maddesinde katılır, sonra çıkar.

İlk dört hafta

Yeni bir düzen ilk haftada oturmuyor.

Birinci hafta gündem büyük ihtimalle taşacak ve durum güncellemesine kayacak. İkinci hafta karar tablosu boş kalacak. Üçüncü haftadan itibaren geçen haftanın kararlarına bakmak alışkanlığa dönüşüyor ve toplantı kısalmaya başlıyor.

Dördüncü haftanın sonunda bir kontrol yapın: bu ay kaç karar alındı, kaçı tamamlandı, kaç konu ikinci kez gündeme geldi. Üçüncü sayı yüksekse sorun toplantıda değil, o konunun sahibinin ya da karar sınırının tanımsız olmasında.

---

Haftalık toplantı, yönetim ritminin görünen yüzü. Ritmin tamamı ve rollerle ilişkisi organizasyon sistemi sayfasında; hangi sayının gösterge sayıldığı ve karara nasıl bağlandığı ise ölçüm tarafında.

Şirkette toplantı sayısının neden arttığını ve hangi toplantıların kapatılabileceğini ayrı bir yazıda anlattım.

Hangi kararların hâlâ sizin masanızda beklediğini on soruda görün: Kurucu Bağımlılığı Skorunuzu ölçün. İki dakika sürüyor ve sonucu yalnızca siz görüyorsunuz.