Şirket Süreçleri Nasıl Belirlenir?

"Süreçlerimizi yazalım" kararı alan şirketlerin çoğu ilk toplantıda takılıyor. Boş bir sayfa var, herkes bakıyor, kimse nereden başlanacağını bilmiyor. Birkaç kişi kendi işini anlatmaya başlıyor ve iki saat sonra elde bir liste değil, bir sohbet kalıyor.

Sebep basit. Süreç yazmak ayrı bir iş, şirkette hangi süreçlerin var olduğunu çıkarmak ayrı bir iş. İkincisi genellikle atlanıyor.

Bu yazı ikincisiyle ilgili: elinizde hiçbir belge yokken şirketin süreç haritasını nasıl çıkarırsınız.

Süreçler zaten var, yazılı değiller

Bir şirkette süreç yoksa iş de olmaz. Teklif veriliyorsa bir teklif süreci vardır; fatura kesiliyorsa bir tahsilat süreci vardır. Yazılı olmaması yok olması anlamına gelmiyor, kişiden kişiye değişmesi anlamına geliyor.

Envanter çıkarmak bu yüzden bir tasarım işi değil, bir tespit işi. Var olanı görünür kılıyorsunuz. Nasıl olması gerektiği sonraki turun konusu.

Beş yerden bakın

Bunları sırayla yapmak gerekmiyor. Şirketin büyüklüğüne göre biri diğerinden daha çok şey çıkarıyor.

Tekrar eden işler. Bir ayın takvimine ve gelen kutusuna bakın. Ayda birden fazla tekrar eden her iş bir süreç adayıdır. Tek seferlik işler bu listeye girmez; onlar proje.

Müşteri yolculuğu. Bir müşterinin ilk temastan son ödemeye kadar geçtiği yolu adım adım yazın. Her el değiştirme noktası bir süreçtir: ilk talebin karşılanması, teklifin hazırlanması, işin başlaması, teslim, fatura, destek. Bu tek başına çoğu şirkette on ile on beş arası süreç çıkarıyor.

Departmanlar arası geçişler. Bir iş bir ekipten diğerine geçtiğinde arada bir boşluk oluşuyor. Satıştan operasyona devredilen iş, operasyondan muhasebeye giden bilgi, İK ile departman arasındaki işe alım akışı. Şirketlerde en çok sorun çıkaran süreçler neredeyse her zaman bunlar, çünkü iki tarafın da tam olarak sahiplenmediği yerlerde duruyorlar.

Size dönen işler. Son bir ayda masanıza gelen konuları listeleyin. Her tekrar eden konu, tanımsız bir sürecin işaretidir. Aynı sorunun üçüncü kez gelmesi tesadüf değil, o işin yazılı bir karşılığı olmadığının kanıtı.

Pahalıya mal olan hatalar. Geçen yıl para, müşteri ya da zaman kaybettiğiniz olayları hatırlayın. Yanlış fiyatlanan bir teklif, atlanan bir sözleşme maddesi, geç fark edilen bir gecikme. Her birinin arkasında tanımsız ya da eksik tanımlı bir iş vardır.

Listeyi kısaltmak asıl iş

Beş bakış açısından çıkan ham liste genellikle otuz ile elli kalem oluyor. Hepsini yazmaya çalışmak, hiçbirini yazmamakla aynı yere varıyor.

Aynı işin farklı adlarla iki kez yazıldığını göreceksiniz; birleştirin. Bir başkasının aslında tek bir adım olduğunu göreceksiniz; üst sürecin içine alın. Otuz adımlık bir şey yazdıysanız muhtemelen iki süreci birleştirmişsinizdir; ayırın.

Geriye kalan on beş ile yirmi kalem şirketin gerçek süreç haritası. Bunların hangisinden başlanacağını ve tek bir süreci nasıl tanımlayacağınızı ayrı bir yazıda anlattım: İş süreci nasıl oluşturulur?

Envanteri bir tabloda tutun

Süreç haritası bir yazılım gerektirmiyor. Beş sütunlu bir tablo yetiyor.

Sürecin adı. Nerede başlıyor ve nerede bitiyor. Bugün kim yürütüyor. Yazılı bir tanımı var mı. Bozulduğunda ne kadar zarar veriyor.

Son sütun sıralamayı belirliyor. Bir tablo dolduktan sonra hangi üç süreçle başlanacağı genellikle tartışma gerektirmiyor; herkes aynı satırları işaret ediyor.

Tabloyu altı ayda bir gözden geçirin. Şirket büyüdükçe yeni süreçler çıkıyor ve eskilerin bir kısmı gereksizleşiyor. Envanterin güncel kalması, içindeki süreçlerin güncel kalmasından daha kolay ve daha değerli.

---

Bir envanter tek başına hiçbir şeyi düzeltmiyor. Ama nereye bakılacağını gösterdiği için, sistemleşmenin ilk turunda yapılabilecek en ucuz iş.

Süreç katmanının bütününü, sahiplik ve ölçümle birlikte süreç yönetimi sayfasında topladım. Süreçlerin kişilere bağlı kalmasının ne anlama geldiğini ise ayrı bir yazıda ele aldım.

Hangi süreçlerin hâlâ size bağımlı olduğunu on soruda görebilirsiniz: Kurucu Bağımlılığı Skorunuzu ölçün. İki dakika sürüyor ve sonucu yalnızca siz görüyorsunuz.