Organizasyon Tasarımı

Nedir?

Organizasyon tasarımı, işin ve kararların rollere nasıl dağıtılacağının kurgulanmasıdır. Organizasyon şeması bu tasarımın yalnızca bir çıktısıdır; tasarımın kendisi değildir.

İyi bir tasarım dört soruyu cevaplar: iş nasıl bölünüyor, kararlar nerede veriliyor, roller arasındaki bağlantılar nasıl kuruluyor, sonuçlar nasıl ölçülüyor. Şema yalnızca birincisinin bir kısmını gösterir.

Neden önemli?

Şirketler büyürken organizasyon çoğunlukla tasarlanmaz, birikir. Bir ihtiyaç çıkar, bir kişi alınır; başka bir ihtiyaç çıkar, bir kişi terfi eder. Birkaç yıl sonra ortaya çıkan yapı kimsenin kurmak isteyeceği bir yapı değildir ama kimse bunu tek bir kararla değiştiremez.

Bilinçli tasarım bu birikmeyi durdurur. Ayrıca kurucu bağımlılığını doğrudan etkiler: kararların nerede verileceği bir tasarım tercihidir ve varsayılan tercih her zaman "kurucuda" olur.

Şirkette nasıl görünür?

• Şema var ama kararlar şemadaki hatlardan akmıyor.
• Departmanlar arası işler kimsenin sorumluluğunda değil.
• Bazı kişiler beş farklı işi taşıyor, bazıları tanımı belirsiz bir rolde.
• Yeni bir ihtiyaç çıktığında çözüm her zaman "bir kişi daha alalım" oluyor.

Yaygın hata

Tasarımı kişilere göre yapmak. "Ahmet bu işi iyi yapıyor, ona verelim" ile başlayan yapı, Ahmet ayrıldığında çöker. Tasarım önce role göre yapılır, sonra kişi role yerleştirilir. Pratikte küçük şirketlerde bunun tersi kaçınılmazdır ama en azından rolün ne olduğu yazılmalıdır.

Pratikte sık rastladığım bir başka hata, katman eklemeyi tasarım sanmak. Yeni bir yönetim katmanı, karar yetkisi taşımıyorsa yalnızca bir aktarma noktasıdır; iletişim maliyetini artırır, karar hızını artırmaz.

Örnek

Yirmi beş kişilik bir şirkette müşteri sorunları hem satış hem operasyon hem de destek tarafından ele alınıyor. Aynı müşteri üç farklı kişiden üç farklı cevap alabiliyor.

Tasarım değişiyor: her müşterinin tek bir sahibi oluyor, sorun ne olursa olsun ilk temas noktası o kişi. Diğer birimler destek veriyor ama müşteriye dönen kişi değişmiyor. Toplam iş azalmıyor; koordinasyon maliyeti azalıyor ve müşteri deneyimi tutarlılaşıyor.

Nereden başlanır?

Organizasyonu yeniden çizmeden önce, mevcut yapının nerede sürtündüğünü ölçün.

Sahipsiz ve çakışan işleri listeleyin. Bir hafta boyunca "bu kimin işi?" sorusunun sorulduğu her anı not edin.

Kararların nereden aktığına bakın. Şemadaki hatlarla gerçek karar akışı çoğu zaman aynı değildir; tasarımı gerçek akışa göre yapın.

Rolden başlayın, kişiden değil. Küçük şirketlerde kişiye göre yapılanma kaçınılmazdır; ama rolün ne olduğu yine de yazılmalıdır ki kişi ayrıldığında yapı ayakta kalsın.

Katman eklemeyi son çare olarak düşünün. Karar yetkisi taşımayan bir katman, iletişim maliyetini artırır ve hızı artırmaz.