Ekip büyüdüğü halde iş yükünüz neden azalmıyor?

Ekibiniz büyüdüğü halde iş yükünüz azalmıyorsa, sorun insan sayısı olmayabilir.

Bu, büyüyen şirketlerde en sık karşılaştığım tablolardan biri. Şirket iki katına çıkmıştır, ekip genişlemiştir, maaş bordrosu ağırlaşmıştır. Ama kurucunun günü daha da doludur. Üstelik yapılan işler eskisinden daha karmaşıktır.

Bunun sebebi genellikle işe alımın yanlış olması değildir. Kapasite ile kaldıracın karıştırılmasıdır.

Kapasite ve kaldıraç

Kapasite, yapılabilecek iş miktarıdır. Beş kişilik bir ekip on kişiye çıktığında kapasite artar; daha çok iş yapılır.

Kaldıraç, kurucunun bir birim zamanının ürettiği sonuçtur. Kaldıraç artmadıkça, kapasite artışı kurucunun yükünü azaltmaz. Çoğu zaman artırır. Çünkü her yeni kişi yeni sorular, yeni koordinasyon, yeni onay ihtiyacı getirir.

On kişilik bir ekipte kurucu günde on soruyla karşılaşıyorsa, yirmi kişilik ekipte yirmi soruyla karşılaşmaz. Daha fazlasıyla karşılaşır, çünkü kişiler arası bağlantı sayısı kişi sayısından hızlı artar.

Bu yüzden "işe alalım, rahatlarız" beklentisi çoğu zaman gerçekleşmez. İşe alım kapasite verir; rahatlamayı sağlayan şey yapıdır.

Yükün azalmamasının yaygın sebepleri

Somutlaştıralım. Ekip büyürken kurucunun yükü şu sebeplerden azalmaz:

Roller net değil

İki kişi aynı işin farklı parçalarından sorumlu olduğunu düşünüyorsa, ortada kalan kısım kurucuya gelir. Rol tanımı eksikliği, boşlukları kurucunun doldurmasıyla sonuçlanır.

Bunun işareti, "bu kimin işi?" sorusunun sık sorulmasıdır. Soru sorulduğu her seferde, cevabı veren kişi kurucudur; yani karar yine merkeze gelmiştir.

Devir eksik yapılmış

İş verilmiş ama karar alanı ve sonuç sorumluluğu verilmemişse, iş fiilen devredilmemiştir. Uygulama devredilmiş, yönetim kurucuda kalmıştır.

Bu ayrımı ayrıca yazdım: Delegasyon neden iş vermek değildir?

Karar hakları tanımsız

Ekip büyüdükçe alınması gereken karar sayısı artar. Karar hakları tanımlı değilse, artan karar sayısının tamamı tek bir kapıdan geçer. Ekip büyüdükçe kuyruk uzar.

Yönetim ritmi yok

Düzenli bir toplantı ve raporlama ritmi olmadığında, bilgi akışı plansız hâle gelir. İnsanlar ihtiyaç duyduklarında kurucuya giderler; yani sürekli. Ritim, bu akışı öngörülebilir hâle getirir ve gün içindeki kesintileri azaltır.

Burada dikkat: ritim, toplantı sayısını artırmak demek değildir. Aksine, doğru kurulmuş bir ritim toplantı sayısını azaltır, çünkü ne zaman neyin konuşulacağı bellidir.

Hesap verebilirlik kurulmamış

Bir sonucun sahibi yoksa, takipçisi kurucudur. Takip etmek de bir iştir ve genellikle görünmez. Kurucunun günündeki "sadece bir hatırlatma" mesajlarının toplamı, çoğu zaman tam bir iş gününe denk gelir.

Şirket hâlâ kurucuya bağımlı

Yukarıdakilerin toplamı budur. Bu konunun bütününe Kurucu Bağımlılığı sayfasından bakabilirsiniz.

Kaldıraç nasıl kurulur?

Kaldıraç yaratan şeyler, iş yapan şeylerden farklıdır. Kabaca dört başlık:

Tanımlı süreç. Tekrar eden bir iş yazıya döküldüğünde, o işi anlatma maliyeti bir kez ödenir. Sonraki her seferde sıfırdır. Bu, kurucunun zamanını en doğrudan geri veren yatırımdır.

Tanımlı karar hakkı. Kim neye, hangi sınıra kadar karar verir. Bu tanım olmadan her yeni kişi yeni bir onay akışı yaratır.

Ölçüm. Bir işin iyi gidip gitmediği bir sayıdan okunabiliyorsa, kurucunun o işi izlemek için ortamda olması gerekmez. Ölçüm yoksa gözlem gerekir; gözlem de kurucunun fiziksel varlığını gerektirir.

Yönetim ritmi. Haftalık ve aylık düzenli bir yapı, bilgi akışını rastgele olmaktan çıkarır.

Bu dördü, bir şirketin sistemi olup olmadığını anlamak için sorduğum üç sorunun da temelini oluşturuyor.

Sıra önemli

Bunların hepsini aynı anda kurmaya çalışmak işe yaramıyor. Pratikte işleyen sıra şu:

Önce sizi en çok içine çeken alanı bulun. Bir hafta boyunca kesintilerinizi not etmek genellikle yeterli; hangi konu tekrar ediyorsa, darboğaz orada.

Sonra o alanda süreci yazın. Uzun bir doküman değil, bir sayfalık bir akış.

Sonra karar hakkını tanımlayın ve sınırı sayıyla koyun.

Sonra o alanın sonucunu gösteren bir sayı belirleyin ve düzenli bakın.

Bir alan bittiğinde diğerine geçin. Bu, aylara yayılan bir iştir; ama her tamamlanan alan kalıcı olarak takvimden düşer.

İşe alım ne zaman doğru cevap?

Bütün bunlar "işe alım yapmayın" demek değil.

İşe alım, yapı kurulduktan sonra kaldıraç yaratır. Tanımlı bir alana, tanımlı bir karar hakkıyla ve ölçülebilir bir sonuçla alınan kişi, kurucunun yükünü gerçekten azaltır.

Tanımsız bir alana alınan kişi ise yükü artırır; çünkü o kişinin ne yapacağını, nereye kadar karar vereceğini ve başarılı olup olmadığını belirlemek, kurucunun işidir.

Kısaca: yapı olmadan yapılan işe alım, kurucuya iş çıkarır.

---

Yükün ekip büyüdükçe neden yapısal olarak geri döndüğünü yapı tarafındaki beş sebeple ayrıca anlattım.

Şirketinizin bugün nerede durduğunu görmek için Kurucu Bağımlılığı Skoru iki dakikada bir tablo veriyor.