Rol Netliği

Nedir?

Rol netliği, bir kişinin şirketteki yerinin üç boyutta tanımlı olmasıdır: sorumluluk alanı (neyden sorumlu), karar alanı (hangi kararları verebiliyor), ölçüm (hangi sonuçtan takip ediliyor).

Bir iş tanımı belgesi bunların yalnızca ilkini içerir ve genellikle görev listesi biçimindedir. Görev listesi rol netliği sağlamaz; kişi listedeki her şeyi yapıp yine de beklenen sonucu üretmeyebilir.

Neden önemli?

Rol netliği eksik olduğunda şirket iki tür kayıp yaşar. Birincisi boşluk: hiç kimsenin sahiplenmediği işler. İkincisi çakışma: iki kişinin aynı işi farklı biçimde yaptığı alanlar. Her ikisi de çalışan sayısı arttıkça hızla büyür.

Bu, insan kaynağı meselesi gibi görünse de büyük ölçüde tasarım meselesidir. Belirsiz bir role yeni bir kişi koymak sonucu değiştirmez; yeni kişi de aynı boşluğun içine girer.

Şirkette nasıl görünür?

• Aynı iş için iki kişi sorumlu ya da hiç kimse sorumlu değil.
• Bir işin nereye ait olduğu her seferinde yeniden tartışılıyor.
• İşe yeni giren biri ilk aylarında kime ne soracağını bulmakla uğraşıyor.
• Terfi eden kişinin eski işleri kimseye devredilmemiş; kişi iki rolü birden taşıyor.

Yaygın hata

Rolü unvana indirgemek. "Operasyon müdürü" bir unvandır; operasyon müdürünün hangi sonuçtan sorumlu olduğunu, hangi tutara kadar harcama yapabildiğini ve hangi konularda son sözü söylediğini söylemez.

Buna yakın bir hata, rol tanımını yalnızca işe alım sırasında yapmak ve bir daha açmamak. Şirket büyüdükçe roller kayar: kişi eski işlerini bırakmadan yeni işler alır. Rol netliği bir kez yazılıp rafa kaldırılan bir belge değil, en azından yılda bir gözden geçirilen bir tanımdır.

Örnek

On beş kişilik bir şirkette teklif hazırlama işi kimin olduğu belirsiz. Bazen satışçı hazırlıyor, bazen proje yöneticisi, bazen kurucu düzeltiyor. Teklif kalitesi değişken, hazırlama süresi öngörülemez.

Rol netleştiriliyor: teklifin sahibi satış yöneticisi. Teknik kapsam proje yöneticisinden geliyor ama teklifi o yazmıyor. Fiyat sınırı tanımlı. Ölçüm de yazılıyor: teklif hazırlama süresi ve teklif kazanma oranı. Üç ay sonra hazırlama süresi ortalama beş günden iki güne iniyor; kimse daha hızlı çalışmadı, iş bir kez sahiplendi.

Nereden başlanır?

Rol netliği, iş tanımı yazmakla değil üç soruyu cevaplamakla başlar.

Neyden sorumlu? Görev listesi değil, sonuç. "Teklif hazırlamak" bir görevdir; "teklif kazanma oranından sorumlu olmak" bir sonuçtur.

Hangi kararları verebiliyor? En az bir somut sınırla: tutar, kapsam ya da süre.

Hangi göstergeden takip ediliyor? Bu üçüncü soru cevaplanamıyorsa rol henüz tanımlanmamıştır.

Bu üç satırı önce en çok sürtünme üreten iki–üç rol için yazın. Tüm organizasyonu birden tanımlamaya çalışmak aylar alır ve genellikle yarım kalır. Yılda bir kez gözden geçirin: şirket büyüdükçe roller kendiliğinden kayar.