Karar Yetkisi

Nedir?

Karar yetkisi, bir konuda kimin karar verebileceğini belirleyen kuraldır. Üç bileşeni vardır: konu (ne hakkında), sahip (kim), sınır (hangi tutara, süreye veya kapsama kadar).

Karar yetkisi ile fikir vermek arasındaki fark önemlidir. Bir kararda beş kişinin görüşü alınabilir; ama kararı bir kişi verir. Görüş sayısı ile karar sahibi sayısı karıştırıldığında karar süreci uzar, sorumluluk dağılır.

Neden önemli?

Karar yetkileri tanımsız bir şirkette süreç yazmak işe yaramaz. Yazılı süreç ilk istisnada delinir, çünkü istisnayı kimin karara bağlayacağı belli değildir. Bu yüzden süreç, yetki ve ölçüm birbirinden ayrı kurulmaz: yetki tanımlanmadan yazılan süreç, uygulanmayan bir belge kalır.

Karar yetkisi netleştiğinde iki şey aynı anda düzelir. Kararlar hızlanır, çünkü kimin karar vereceğini bulmak için harcanan süre ortadan kalkar. Ve kararlar tutarlılaşır, çünkü aynı konuda hep aynı kişi karar verir.

Şirkette nasıl görünür?

• Toplantı, karar vermek yerine kimin karar vereceğini konuşmakla geçiyor.
• "Ben yapabilirim ama onay almam lazım" cümlesi işin standart bir adımı hâline gelmiş.
• Kararlar toplantıda alınıyor gibi görünüyor ama kimse ne karar alındığından emin değil.
• Aynı konuda iki farklı kişi iki farklı taahhüt vermiş.

Yaygın hata

Karar yetkisini "herkes fikrini söylesin, ortak karar verelim" ile karıştırmak. Ortak karar, karar sahibinin belirsizleşmesidir. Sonuç kötü çıktığında kimse sahiplenmez; iyi çıktığında herkes sahiplenir. İkisi de sağlıklı değildir.

Sık görülen bir başka hata, kararı yalnızca "büyük" konularda tanımlamak. Şirketi yavaşlatan kararlar genellikle büyük olanlar değil, sık tekrarlayan küçük olanlardır: bir indirim, bir iade, bir istisna, bir harcama. Sık tekrarlayan kararlarda yetki tanımı en yüksek getiriyi verir.

Örnek

Bir üretim şirketinde müşteri iadelerinde kimin karar verdiği tanımsız. Müşteri temsilcisi kabul ediyor, üretim müdürü itiraz ediyor, konu kurucuya çıkıyor. Ayda ortalama 18 iade tartışması yaşanıyor.

Kural yazılıyor: 30 günden yeni ve kullanılmamış ürünlerde iade kararı müşteri temsilcisinde; 30–90 gün arası ya da açılmış ürünlerde operasyon müdüründe; bunun dışındaki her şey kurucuda. Ayrıca aylık iade oranı bir gösterge olarak izlenmeye başlıyor. Üç ay içinde kurucuya çıkan iade sayısı 18'den 2'ye iniyor.

Nereden başlanır?

Büyük kararlardan değil, sık tekrarlayanlardan başlayın. Şirketi yavaşlatan kararlar genellikle stratejik olanlar değil, günde birkaç kez tekrar eden küçük olanlardır.

Bir hafta boyunca "bunu kim karar veriyor?" sorusunun sorulduğu her anı not edin. Liste beklenenden uzun çıkar.

Listedeki her konu için tek bir isim ve tek bir sınır yazın. İki isim yazmak, kararı yeniden belirsizleştirir.

Görüş verenleri karar sahibinden ayırın. Bir kararda beş kişinin görüşü alınabilir; kararı bir kişi verir. Bu ayrımı yazmak, "herkes hemfikir olsun" beklentisini ortadan kaldırır.

Kararların yazılı hâlini tek sayfada tutun. Okunmayan bir belge, olmayan bir belgeyle aynı sonucu verir.