Bir CEO haftalık hangi sayılara bakmalı?

Bir CEO'nun işi daha fazla rapor okumak değildir. Şirketin gidişatında bir şey bozulduğunda bunu geç kalmadan fark etmektir.

"Hangi KPI'lara bakmalıyım?" sorusuna hazır bir liste vererek cevap veren herkesten şüphe etmek gerekir. Doğru göstergeler iş modeline göre değişir. Aylık abonelikle çalışan bir yazılım şirketiyle proje bazlı çalışan bir ajansın, ya da stok tutan bir ticaret şirketinin bakması gereken sayılar aynı değildir. Birinden alınan liste diğerine uygulandığında şirket yanlış şeye odaklanır.

Listenin kendisi evrensel olmasa da haftalık görünümün nasıl kurulacağı büyük ölçüde evrensel. Bu yazı onunla ilgili.

CEO neden her veriye bakmamalı?

Çoğu şirkette problem ölçüm yokluğu değil, ölçüm fazlalığıdır. Yönetim raporu kırk kalemdir, kimse tamamına bakmaz, bakılanlar da karar üretmez.

Küçük bir görünüm bilgiyi kısmaz, dikkati yönetir. Haftada bir bakılan beş on gösterge, kırk göstergeli bir rapordan daha çok karar üretir.

İkinci fayda daha az konuşulur: sayı azaldığında hangisinin kötüye gittiği hemen görünür. Kırk kalemin içinde bir kalemin bozulması fark edilmez.

Haftalık ekrana bir sayının girmesi için tek bir filtre yeterli. Kötüye gittiğinde bir eylem tetikliyor mu? Tetiklemiyorsa o sayı bir rapor kalemidir; bilgi olarak durabilir ama haftalık görünümde yeri yoktur. Neyin gösterge sayılacağı ve bir göstergenin nasıl seçileceği ayrı bir konu, onu şirkette KPI nasıl belirlenir? yazısında ele aldım.

Haftalık görünüm neyi göstermeli?

Gösterge seçerken alan alan düşünmek işe yarıyor. Beş başlık çoğu şirket için kapsayıcı bir çerçeve sunuyor: nakit, satış, müşteri, operasyon, ekip.

Her alana aynı soruyu sorun:

Bu işin iyi gidip gitmediğini hangi sayıdan anlıyorsunuz?

Cevabı zor bulduğunuz alan, muhtemelen en zayıf alanınızdır. Her başlıktan bir ya da iki gösterge genellikle yeterli; beşinden birer tane bile haftalık görünümü kurmaya yeter.

1. Nakit ve finansal dayanıklılık

Uzun vadede kârlılık önemlidir. Kısa vadede şirketi yaşatan nakittir. Bu yüzden nakit, hemen her şirkette haftalık görünümün ilk satırıdır.

Haftalık bakılabilecekler: eldeki nakit, önümüzdeki dönemin nakit projeksiyonu, tahsilat süresi, vadesi geçmiş alacaklar ve yaklaşan ödeme yükü.

Tahsilat süresi özellikle önemli. Büyüyen şirketlerin ciddi bir kısmı kârlı görünürken nakit sıkıntısına girer, çünkü satış artarken tahsilat aynı hızda artmaz. Ciro grafiği yukarı giderken banka hesabı aşağı gidebilir ve bu iki eğri aynı sayfada yan yana durmadığında aradaki açığın fark edilmesi haftalar alır.

2. Satış ve gelir motoru

Buradaki tuzak yalnızca sonuca bakmak. Ciro geçmişi anlatır, öncü göstergeler geleceği.

Sonuç göstergesi: dönem cirosu, kapanan iş sayısı.

Öncü göstergeler: yeni fırsat sayısı, teklif sayısı, teklif dönüşüm oranı, ortalama satış büyüklüğü, satış döngüsü süresi.

Sadece ciroya bakan bir şirket sorunu iki ay geç fark eder. Fırsat sayısına da bakan şirket iki ay önce fark eder.

Bir de satışın tahsilata dönme oranı var. Satış kapandığında gelir tablosuna girer, nakde dönmesi haftalar sürer. İkisini ayrı satırda görmek, satış ekibinin iyi bir ay geçirdiği ama şirketin nakit sıkıştığı durumları açıklar.

3. Müşteri sağlığı

Yeni müşteri kazanmak kadar mevcut müşteriyi elde tutmak da sonucu belirler, ve bu taraf genellikle daha geç fark edilir.

Doğru sayı iş modeline en çok bu alanda bağlı. Abonelikte kayıp oranı, proje işinde tekrar eden iş oranı, ticarette tekrar satın alma sıklığı aynı rolü üstlenir. Şikâyet hacmi de burada durur ve kayıp oranından haftalar önce hareket eder.

4. Operasyonun ritmi

İşin söz verildiği gibi yapılıp yapılmadığını gösterir.

• Zamanında teslim oranı
• Hata veya iade oranı
• Ortalama çözüm süresi
• Bekleyen iş miktarı
• Kapasite kullanımı

Bunların içinde en çok bilgi taşıyanı bekleyen iş miktarı, çünkü henüz kimse geç kalmamışken hareket eder. Teslim oranı bozulduğunda müdahale için geç kalınmıştır. Kuyruk uzadığında ise hâlâ zaman vardır.

Operasyon göstergeleri bozulduğunda etkisi önce müşteri tarafında, sonra satışta görünür. Bu yüzden erken uyarı işlevi görürler.

Bu sayılar sürekli kötüyse sorun genellikle ölçümde değil, işin tanımsız olmasındadır: iş süreci nasıl oluşturulur?

5. Ekip ve kapasite sinyalleri

En çok ihmal edilen alan ve genellikle en geç fark edilen.

Bakılabilecekler: açık pozisyon sayısı ve ne kadar süredir açık olduğu, çalışan devir oranı, iş yükünün dağılımı, aynı konunun tekrar tekrar üst seviyeye taşınması ve kilit rollerde yedeklilik.

Sonuncusu doğrudan kurucu bağımlılığıyla ilgili. Bir işi yalnızca bir kişi yapabiliyorsa o iş bir risktir ve risk, o kişi izne çıktığında gerçekleşir.

Örnek bir haftalık görünüm

Aşağıdaki tablo bir örnek, şablon değil. Kendi şirketiniz için doğru satırlar farklı olacaktır.

Satır	Neden burada
Eldeki nakit ve dört haftalık projeksiyon	Şirketi yaşatan sayı
Kapanan yeni iş tutarı	Gelirin sonucu
Yeni fırsat sayısı	Gelirin öncüsü
Müşteri kaybı veya tekrar iş oranı	Elde tutma tarafı
Bekleyen iş ve geciken teslimat	Operasyonun erken uyarısı
Kilit rollerde açık ve yedeklilik	Kapasite riski

Altı satır. Bir ekrana sığar, on dakikada gözden geçirilir ve her satırın karşısında sorulacak bir soru vardır.

Hangi sayılar haftalık, hangileri aylık?

Kaba bir ayrım: hafta içinde anlamlı biçimde değişen ve o hafta müdahale edilebilecek şeyler haftalık, daha yavaş hareket eden yapısal sonuçlar aylık.

Nakit ve fırsat sayısı bir hafta içinde gerçekten değişir. Kârlılık, müşteri başına gelir ve çalışan devir oranı değişmez; bunlara haftalık bakmak yalnızca gürültü üretir ve gürültüye tepki vermek, hiç bakmamaktan daha maliyetli olabilir.

Bu bir kural değil, başlangıç noktası. Haftalık nakit döngüsü olan bir şirkette tahsilat günlük bile izlenebilir. Satış döngüsü altı ay olan bir şirkette fırsat sayısını haftalık izlemek pek bir şey söylemez.

Kırmızı sinyal ne zaman aksiyon gerektirir?

Bir göstergenin kötüye gittiğini görmek tek başına bir şey başlatmaz. Eşik başlatır.

Eşik, hangi seviyenin altına inildiğinde ne yapılacağının önceden yazılmış hâlidir. "Tahsilat süresi 45 günü geçerse o hafta alacak toplantısı yapılır" bir eşiktir. "Tahsilat süresine dikkat edelim" bir temennidir.

Eşiksiz gösterge kötüye gittiğinde tartışma başlatır, eşikli gösterge eylem. Aynı sayıya bakan iki şirketten birinin düzelip diğerinin düzelmemesi büyük ölçüde buradan çıkar.

Tek bir haftanın sapmasını gürültü sayıp iki üst üste haftayı ciddiye almak çoğu şirkette makul bir başlangıç. Ama bu da şirkete göre ayarlanacak bir şey, evrensel bir eşik değil.

Panelin asıl işlevi

Bir haftalık görünümün amacı kurucuyu bilgilendirmek değildir. Amaç, kurucunun ortamda olmadan da şirketin nasıl gittiğini görebilmesidir.

Bu ayrım önemli. Ölçüm olmayan bir şirkette durumu anlamanın tek yolu gözlemdir; yani kurucunun içeride olması ve tek tek insanlara sorması. Her bilgiyi insanlardan toplamak zorunda kalan bir kurucu, farkında olmadan şirketin bilgi merkezine dönüşür. O rol devredilemez, çünkü tanımı yoktur.

Ölçüm kurulduğunda kurucunun fiziksel varlığı bir bilgi kaynağı olmaktan çıkar. Kurucu bağımlılığı tablosunun ölçüm ayağı tam olarak budur.

Ölçüm aynı zamanda şirket sisteminin üçüncü katmanı. Bir işin nasıl yapılacağı ve kimin karar vereceği tanımlanmış olsa bile, sonucun nereden görüleceği tanımlı değilse o iş yönetilmiyordur. Şirket sistemleri sayfası üçünün birlikte nasıl kurulduğunu topluyor.

İlk adım: hangi sayıları gerçekten kullanıyorsunuz?

Yeni bir liste kurmadan önce basit bir sayım yapın. Geçen ay aldığınız kararlardan kaç tanesi bir sayıya bakılarak alındı?

Cevap azsa, sorun ölçüm eksikliği olmayabilir. Var olan sayıların karar üretmemesi de aynı yere çıkar ve o durumda gösterge eklemek işe yaramaz.

Sonra beş alandan başlayın, her birine tek soruyu sorun, çıkan cevapları bir sayfaya yazın ve bir sonraki haftalık toplantıda aynı sırayla gözden geçirin. Düzenli bir toplantıya bağlanmayan panel birkaç ay içinde ölür.

Haftalık görünümün ötesinde, bir sayının nasıl göstergeye ve göstergenin nasıl karara dönüştüğü ölçümün bütününde duruyor.

Şirketinizde süreç, yetki ve ölçümün nerede durduğunu üç soruyla yoklamak isterseniz ayrı bir yazı var: bir şirketin sistemi olup olmadığını 3 soruda nasıl anlarsınız?

---

Kurucu Bağımlılığı Skorunuzu ölçün. Şirketinizin süreç, yetki ve ölçüm tarafında hangi noktalarda hâlâ size bağımlı olduğunu birkaç dakikada görürsünüz.