Standardizasyon

Nedir?

Standardizasyon, tekrar eden bir işin tek bir yapılış biçimine bağlanmasıdır. Amaç herkesin aynı şeyi yapması değil; aynı işin sonucunun kişiye göre değişmemesidir.

Standardizasyonun kapsamı önemlidir. Her iş standartlaştırılmaz: yüksek tekrarlı ve düşük değişkenlikli işler standartlaştırılır, düşük tekrarlı ve yüksek yargı gerektiren işler standartlaştırılmaz.

Neden önemli?

Standart olmayan işlerde kalite kişiye bağlıdır. Bu, iyi bir kişi varken sorun değildir; kişi ayrıldığında ya da ekip büyüdüğünde sorundur.

İkinci fayda ölçülebilirliktir. Aynı işin her seferinde farklı yapıldığı bir yerde, çıktı iyileştiğinde neyin işe yaradığını söyleyemezsiniz.

Şirkette nasıl görünür?

• Aynı işi iki kişi iki farklı biçimde yapıyor ve ikisi de "doğru" olduğunu düşünüyor.
• Müşteri, kiminle çalıştığına göre farklı bir deneyim yaşıyor.
• Yeni gelen kişinin öğrenme süresi aylarla ölçülüyor.
• Sonuç iyileştiğinde nedenini kimse açıklayamıyor.

Yaygın hata

Her şeyi standartlaştırmaya çalışmak. Yaratıcı ve yargı gerektiren işlerde aşırı standart, kaliteyi düşürür ve iyi insanları kaçırır. Standardın yeri, işin tekrar eden ve düşünmeyi hak etmeyen kısımlarıdır.

İkinci sırada gelen hata, standardı bir kez yazıp dondurmak. Standart, en iyi bilinen yöntemin bugünkü hâlidir; daha iyisi bulunduğunda değişmelidir. Değişmeyen standart, birkaç yıl içinde işi yavaşlatan bir kurala dönüşür.

Son olarak sık görülen hata, standardı uygulayanlara sormadan yazmak. İşi yapan kişilerin katkısı olmadan hazırlanan standart, genellikle gerçek işin bir adımını atlar ve ilk uygulamada terk edilir.

Örnek

Bir ajansta teklif belgeleri her müşteri yöneticisinin kendi şablonundan çıkıyor. Bazılarında kapsam dışı kalemler yazılmıyor ve bu, proje sırasında tartışmaya yol açıyor.

Tek bir şablon oluşturuluyor ve içinde üç zorunlu bölüm var: kapsam, kapsam dışı, varsayımlar. Yaratıcı yaklaşım bölümü serbest bırakılıyor. Altı ay sonra kapsam kaynaklı anlaşmazlıklar belirgin biçimde azalıyor. Standartlaştırılan şey teklifin tamamı değil, tartışma üreten üç bölümü oldu.

Nereden başlanır?

Standartlaştırmaya nereden başlayacağınızı iki soruyla seçin: bu iş sık tekrar ediyor mu, ve sonucu kişiye göre değişiyor mu? İkisine de "evet" diyorsanız oradan başlayın.

Tartışma üreten kısmı standartlaştırın, tamamını değil. Bir teklifte kapsam, kapsam dışı ve varsayımlar standart olabilirken yaratıcı yaklaşım serbest kalabilir.

En iyi mevcut yöntemi yazın, ideal olanı değil. Şu an en iyi sonucu üreten kişinin nasıl yaptığını yazmak, sıfırdan bir yöntem tasarlamaktan hızlıdır.

Bir gözden geçirme tarihi koyun. Değişmeyen standart, birkaç yıl içinde işi yavaşlatan bir kurala dönüşür.

Yargı gerektiren işlerde durun. Aşırı standart, bu tür işlerde kaliteyi düşürür.