Delegasyon

Nedir?

Delegasyon, bir işin başkasına verilmesi değildir. Üç parçanın birlikte devredilmesidir:

1. Görev. Hangi sonuç bekleniyor, ne zamana kadar, başarı kriteri ne?
2. Karar alanı. Hangi kararları kendi başına verebilir, hangi sınıra kadar?
3. Sonuç sorumluluğu. Sonuçtan kim sorumlu, hangi göstergeden takip edilecek?

Yalnızca birincisi verildiğinde iş devredilmiş olmaz; iş paylaşılmış olur. Kişi işi yapar ama her kritik adımda durup sorar, çünkü kararın sahibi hâlâ karşısındaki kişidir.

Neden önemli?

Delegasyon, kurucunun kapasitesini artırmanın tek sürdürülebilir yolu. Ama yarım yapılan delegasyon kurucunun yükünü azaltmaz, biçim değiştirir: kurucu artık işi yapmıyordur, işi takip ediyordur. Takip etmek de bir iştir ve çoğu zaman devredilmemiştir.

Üç parçadan hangisinin eksik olduğu, ortaya çıkan problemi belirler:

• Karar alanı eksikse kişi sürekli sorar; kurucunun kesinti sayısı artar.
• Sonuç sorumluluğu eksikse kimse sonucu sahiplenmez; işler yapılır ama sonuç iyileşmez.
• Görev tanımı eksikse iş yapılır ama beklenen sonucu üretmez.

Şirkette nasıl görünür?

• Devredilen işler birkaç hafta sonra kurucuya geri döner.
• Kişi işi yapar, ama her önemli adımda "sence ne yapalım?" diye sorar.
• Kurucu, devrettiği işin durumunu öğrenmek için düzenli olarak sormak zorundadır.
• Aynı iş farklı kişilere verildiğinde aynı noktada takılır. Bu, kişinin değil tanımın sorunu olduğunun işaretidir.

Yaygın hata

En yaygın hata, karar alanını vermeden görev vermek. Bunun sebebi genellikle güvensizlik değil, kararın sınırının hiç düşünülmemiş olmasıdır. "Satın almayı sen hallet" cümlesi bir görev tanımıdır; "50.000 TL'ye kadar kendi kararınla, üzerinde bana gel" bir karar alanıdır.

İkinci sırada gelen hata, delegasyonu tek seferlik bir konuşma sanmak. Devredilen iş ilk birkaç haftada geri gelmeye çalışır. Kurucu bu dönemde soruları cevaplamak yerine "bu senin kararın, ben sonucu konuşurum" demeyi sürdürmezse devir kalıcı olmaz.

Örnek

Kurucu, işe alım süreçlerini İK sorumlusuna devrediyor. İlk ay her adayın son görüşmesine kurucu da giriyor "sadece tanışmak için". Adaylar kurucunun onayını beklediğini fark ediyor, İK sorumlusu da her kararı ona danışıyor. İki ay sonra süreç kurucuya geri dönmüş oluyor.

İkinci denemede sınır yazılıyor: belirli bir maaş bandının altındaki tüm pozisyonlarda son karar İK sorumlusunda; kurucu yalnızca ilk üç ayın çıkış oranına bakıyor. Kurucu görüşmelere girmiyor. Süreç bu kez devrede kalıyor; çünkü bu kez gerçekten devredilmiş.

Nereden başlanır?

Bir işi devretmeden önce üç parçayı da yazılı hâle getirin. Yazmak zorlaştırıyorsa, o iş henüz devredilecek kadar netleşmemiş demektir.

Görev: Hangi sonuç, ne zamana kadar, başarı kriteri ne?

Karar alanı: Hangi kararları kendi verecek, hangi sınıra kadar? Tutar, süre ya da kapsam olarak somut bir sınır yazın.

Sonuç sorumluluğu: Hangi göstergeden takip edilecek ve bu gösterge hangi sıklıkta konuşulacak?

İlk dört hafta kritiktir: devredilen iş bu dönemde geri gelmeye çalışır. Gelen sorulara cevap vermek yerine "bu senin kararın, ben sonucu konuşurum" demeyi sürdürmek, devrin kalıcı olup olmayacağını belirler.