Delegasyon Modeli

Nedir?

Delegasyon modeli, EKOS'ta People OS altında kullandığım üç parçalı çerçevedir. Bir iş ancak üçü birlikte verildiğinde devredilmiş sayılır:

1. Görev. Hangi sonuç bekleniyor, ne zamana kadar, başarı kriteri ne? En kolay verilen parça budur; çoğu delegasyon burada başlayıp burada biter.
2. Karar alanı. Hangi kararları kendi başına verebilir, hangi sınıra kadar? Verilmediğinde kişi işi yapar ama her kritik adımda durur ve sorar.
3. Sonuç sorumluluğu. Sonuçtan kim sorumlu, hangi göstergeden takip edilecek? Verilmediğinde takipçi hâlâ kurucudur. Takip etmek de devredilmemiş bir iştir.

Neden önemli?

Modelin değeri teşhiste. Bir delegasyon geri döndüğünde "neden olmadı" sorusu genellikle kişiye yöneltilir. Model, soruyu yapıya çevirir: üç parçadan hangisi verilmedi?

Cevap neredeyse her zaman ikinci ya da üçüncü parçadır. Görev vermek kolaydır; karar sınırı çizmek düşünmeyi, sonuç sorumluluğu vermek ise ölçüm kurmayı gerektirir.

Şirkette nasıl görünür?

• Karar alanı eksikse: kişi çalışır ama sık sık sorar; kurucunun kesinti sayısı azalmaz.
• Sonuç sorumluluğu eksikse: işler yapılır ama sonuç iyileşmez; kurucu sayıları hâlâ kendisi takip eder.
• Görev tanımı eksikse: iş yapılır ama beklenen sonucu üretmez; iki taraf da hayal kırıklığına uğrar.

Yaygın hata

Üç parçayı zaman içinde vermeye çalışmak: "önce görevi versin, güven oluşunca yetkiyi de veririm". Bu yaklaşım pratikte hiç tamamlanmaz, çünkü yetkisiz yürütülen bir işte güven oluşmaz; kişinin karar verdiği bir durum hiç ortaya çıkmaz.

Buna yakın bir hata, sonuç sorumluluğunu göstergesiz vermek. Kişi sonuçtan sorumludur ama sonucu hangi sayıdan okuyacağını bilmez; ay sonunda iki taraf farklı sayılara bakar.

Örnek

Kurucu tedarik yönetimini bir kişiye devrediyor. İlk ay iyi gidiyor, ikinci ay kurucuya sorular gelmeye başlıyor, üçüncü ay kurucu yeniden onay veriyor.

Üç parça kontrol ediliyor: görev verilmiş, karar alanı verilmemiş (hangi tutara kadar sipariş verebileceği yazılı değil), sonuç sorumluluğu verilmemiş (stok tükenme oranı ölçülmüyor). İki eksik tamamlanıyor: 200.000 TL'ye kadar bilinen tedarikçilerde tam yetki, gösterge olarak aylık stok tükenme sayısı. Dördüncü aydan itibaren kurucuya soru gelmiyor.

Nereden başlanır?

Modeli teşhis için kullanmak, en hızlı faydayı verir.

Geri dönen bir delegasyon seçin. Üç parçadan hangisinin verilmediğini sorun.

Belirtiye bakarak eksik parçayı bulun. Kişi sürekli soruyorsa karar alanı eksiktir. İşler yapılıyor ama sonuç iyileşmiyorsa sonuç sorumluluğu eksiktir. İş yapılıyor ama beklenen sonucu üretmiyorsa görev tanımı eksiktir.

Eksik parçayı yazılı olarak tamamlayın. Karar alanı için somut bir sınır, sonuç sorumluluğu için somut bir gösterge.

Üç parçayı aynı anda verin. "Önce görevi versin, güven oluşunca yetkiyi de veririm" yaklaşımı pratikte hiç tamamlanmaz; yetkisiz yürütülen bir işte güven oluşmaz.