Yetki Devri

Nedir?

Yetki devri, "şu konuda kararı sen ver" demenin yazılı ve sınırlı hâlidir. İyi tanımlanmış bir yetki devri üç şeyi içerir: konu, sınır ve sınır aşıldığında ne olacağı.

Delegasyonun bir parçasıdır ama aynı şey değildir. Delegasyon bir işin bütününü devretmekle ilgilenir; yetki devri o işin içindeki karar noktalarında kimin son sözü söyleyeceğini belirler. Bir işi devredebilir ama yetkiyi devretmeyebilirsiniz. O zaman kişi işi yapar, kararı size sorar.

Neden önemli?

Yetki tanımsızken şirket iki kötü seçenekten birine düşer. Ya herkes her şeyi sorar (kurucu darboğaza girer) ya da herkes kendi sınırını kendi belirler, kararlar tutarsızlaşır ve bir gün beklenmedik bir taahhüt ortaya çıkar.

Yazılı yetki sınırı bu ikisinin arasını açar. Sınırın altında kalan kararlar hızlanır, üstündekiler bilinçli olarak yukarı taşınır. Kararın hızı ile kontrolü aynı anda artar; bu ikisi genellikle birbirinin alternatifi sanılır ama tanımsızlıkta ikisi birden kaybedilir.

Şirkette nasıl görünür?

• "Bunu ben mi karar veriyorum, sen mi?" sorusu düzenli olarak soruluyor.
• İki yönetici aynı konuda farklı kararlar veriyor ve ikisi de haklı olduğunu düşünüyor.
• Bir karar verildikten sonra kurucu tarafından geri alınıyor; ekip bunu öğrenip bir dahakine sormayı tercih ediyor.
• Yetki organizasyon şemasında görünüyor ama tutar, süre ya da kapsam olarak hiçbir yerde yazmıyor.

Yaygın hata

Yetkiyi unvana bağlamak. "Müdür olduğu için karar verebilir" cümlesi bir yetki tanımı değildir; müdürün hangi tutara kadar, hangi konularda, hangi istisnalarda karar verebildiğini söylemez. Unvan bir konum bildirir, yetki bir sınır bildirir.

Buna eşlik eden hata, yetkiyi verip sonucu ölçmemek. Ölçüm olmadan verilen yetki kontrolsüz özerkliğe dönüşür; kurucu bir süre sonra bunu fark eder ve yetkiyi topluca geri alır. Geri alınan yetki, hiç verilmemiş yetkiden daha zararlıdır; ekip bir dahakine risk almaz.

Örnek

Bir ajansta müşteri kapsam değişikliği talepleri sürekli kurucuya geliyor. Yetki tablosu yazılıyor:

Ek iş tutarı	Kararı veren
0 – 25.000 TL	Müşteri yöneticisi
25.000 – 100.000 TL	Operasyon direktörü
100.000 TL üzeri	Kurucu

Tablonun altında tek bir kural var: sınırın altında verilen kararlar geri alınmaz. Bu ikinci cümle olmadan tablo çalışmaz, çünkü bir kez geri alındığında kimse sınırın altında karar vermeye güvenmez.

Nereden başlanır?

En sık tekrar eden on kararı listeleyin ve her biri için üç sütun doldurun: kim karar veriyor, hangi sınıra kadar, sınır aşılırsa kim.

Sınırı belirlerken iyi bir başlangıç noktası şudur: son üç ayda o konuda verilen kararların %80'ini kapsayacak bir eşik seçin. Amaç trafiğin büyük kısmını kurala bağlamak; her ihtimali karşılamak değil.

Tablonun altına tek bir cümle ekleyin: sınırın altında verilen kararlar geri alınmaz. Karar yanlışsa sınır tartışılır, karar değil. Bu cümle olmadan tablo birkaç hafta içinde geçersizleşir.

Üç ay sonra hangi konuların hâlâ yukarı çıktığına bakın; o konuların sınırı yanlış çizilmiştir.