Karar Hazırlığı

Nedir?

Karar hazırlığı, bir kararın verilebilmesi için önceden yapılan iştir: rakamı çıkarmak, geçmişe bakmak, seçenekleri listelemek, kimin ne dediğini birleştirmek, gerekçeyi özetlemek.

Kararın kendisi değildir. Ama kararın kalitesini büyük ölçüde belirler ve kararı verenin zamanının çoğunu alır.

Neden önemli?

Çünkü hazırlık ile kararın devredilebilirlikleri farklıdır.

Karar yetkisi bir kişiye devredildiğinde şirketin yapısı değişir: artık o karar başka birine aittir ve sonucunu o üstlenir. Karar hazırlığı devredildiğinde ise yapı aynı kalır, yalnızca hazırlığı başkası yapar.

İkisi karıştırıldığında iki yönde de hata çıkar. Hazırlığı devredip "yetkiyi devrettim" sanmak birincisi. Yetkiyi devretmek isteyip hazırlık desteği vermediği için kişinin fiilen karar verememesi ikincisi. Bu ikincisi, başarısız delegasyonların en yaygın sebebidir.

Kurucu bağımlılığı yaşayan şirketlerde kurucunun günü büyük ölçüde hazırlıkla doludur: karar vermek genelde dakikalar sürer, o kararı verebilmek için gereken bilgiyi toplamak saatler.

Yaygın hata

Hazırlığı kararın küçük bir parçası saymak ve ölçmemek. Ölçülmediğinde kurucunun "kararlarla boğuluyorum" şikâyeti yanlış yere yönlendirilir: devredilmesi gereken şey kararlar değil, hazırlıktır. Ya da tam tersidir; hangisi olduğu ölçmeden bilinmez.

İkinci hata, hazırlığı devredip formatı serbest bırakmak. Her seferinde farklı biçimde gelen bir hazırlık, kararı hızlandırmaz; okuma yükü ekler.

Örnek

Bir şirkette fiyat istisnası talepleri kurucuya geliyor. Kurucu her talepte müşterinin geçmiş cirosunu, mevcut iskonto oranını ve benzer müşterilere verilen koşulları bulup karşılaştırıyor; sonra beş dakikada karar veriyor.

Hazırlık kırk dakika, karar beş dakika. Haftada altı talep geliyor.

Hazırlık standart bir forma bağlanıp satış operasyonuna devrediliyor: aynı üç bilgi, aynı formatta, talep gelir gelmez hazır. Kurucunun haftalık yükü dört saatten yarım saate iniyor.

Üç ay sonra ikinci adım atılıyor: hazırlık formunda belirli eşiklerin altında kalan talepler için karar da satış yöneticisine devrediliyor. Bu ikinci adım, ilki olmadan atılamazdı.

Nereden başlanır?

Kurucunun bir haftasını iki sütunlu tutmaktan: hazırlık dakikaları ve karar dakikaları.

Tablo genellikle beklenmedik çıkar ve ne yapılacağını kendisi söyler. Hazırlık ağır basıyorsa devredilecek ilk şey odur ve devri, kararın devrinden çok daha az risklidir.

Devir yapılırken hazırlığın çıktısı standart bir forma bağlanır. Form, hazırlığı yapanın ne toplayacağını ve karar verenin nerede ne bulacağını aynı anda söyler; ikisi de her seferinde yeniden konuşulmaz.

Formun kendisi de zamanla kısalır: ilk aylarda toplanan bilgilerin bir kısmının karara hiç etki etmediği görülür ve çıkarılır. Hazırlığın değeri topladığı bilginin miktarında değil, kararı ne kadar hızlandırdığındadır.