Kurucu Trafik Haritası

Nedir?

Kurucu trafik haritası, Founder OS'un ilk adımıdır: kurucuya bir hafta boyunca gelen her işin ve her kesintinin kaydedilmesi, sonra bunların dört gruba ayrılması.

1. Yalnızca kurucunun yapabileceği işler
2. Bir yöneticinin yapabileceği işler
3. Süreçle çözülebilecek işler
4. Tamamen bırakılabilecek işler

Amaç zamanı yargılamak değil; yükün nereden geldiğini görünür hâle getirmek.

Neden önemli?

Kurucular kendi zamanlarının nereye gittiğini genellikle yanlış tahmin eder. Tahminde strateji ve müşteri ağırlıklı görünen bir hafta, kayıt tutulduğunda onay ve kesinti ağırlıklı çıkar.

Kayıt bu farkı ortadan kaldırır. Ayrıca sistem kurmaya nereden başlanacağını da söyler: en kalabalık grup, ilk çalışılacak alandır.

Şirkette nasıl görünür?

Harita çıkarıldığında sık görülen üç bulgu vardır:

• Kesintilerin büyük kısmı bilgi sorusu değil, onay talebidir. Bu, karar yetkisi eksikliğine işaret eder.
• Aynı konu haftada birkaç kez farklı kişilerden gelir. Bu, sürecin bir dalının tanımsız olduğunu gösterir.
• Dördüncü grup beklenenden kalabalıktır. Bir işin kimseye devredilmesi gerekmiyorsa, çoğu zaman yapılmasına da gerek yoktur.

Yaygın hata

Kaydı hafızadan yapmak. Hafta sonunda oturup "şunları yaptım" diye yazmak, gerçek trafiğin yarısını kaçırır; küçük kesintiler hatırlanmaz ve toplamda en büyük kalemi onlar oluşturur. Kayıt, olduğu anda tutulur.

Aynı yerde yapılan bir başka hata, bir hafta yerine "tipik bir hafta" beklemek. Tipik hafta yoktur; her hafta kendine göre olağandışıdır. İki–üç hafta kaydetmek daha iyidir ama tek hafta bile hiç kayıt tutmamaktan çok daha bilgilendiricidir.

Örnek

Bir kurucu beş iş günü boyunca gelen her talebi telefonuna not ediyor: 118 kayıt. Dört gruba ayrıldığında dağılım şöyle çıkıyor: yalnızca kurucu 14, yönetici yapabilir 39, süreçle çözülür 52, gerek yok 13.

İlk hamle en kalabalık gruba yapılıyor: 52 kaydın 34'ü üç tekrar eden konudan geliyor ve bunlar için kural yazılıyor. Kurucunun haftalık kesinti sayısı bir ay içinde 118'den 60'ın altına iniyor; kimse daha az soru sormadı, sorulacak soru azaldı.

Nereden başlanır?

Haritayı çıkarmanın kuralı basittir: kayıt, olduğu anda tutulur.

Telefonunuza ya da bir deftere anlık not alın. Hafta sonunda hatırlayarak yazmak, küçük kesintilerin tamamını kaçırır.

Her kayıt için üç şey yazın: kim, ne için, hangi saatte.

En az bir tam iş haftası kaydedin. İki–üç hafta daha iyidir ama tek hafta bile hiç kayıt tutmamaktan çok daha bilgilendiricidir.

Dört gruba ayırın ve sayın. Yalnızca kurucu, yönetici yapabilir, süreçle çözülür, gerek yok.

En kalabalık grupta tekrar eden konuları bulun ve kural yazın. Genellikle üç–beş konu, o grubun büyük kısmını oluşturur.

Sekiz hafta sonra kaydı tekrarlayın. Tek ölçüm bir fotoğraftır; iki ölçüm bir eğilim gösterir.