Ölçüm Sistemi

Nedir?

Ölçüm sistemi, şirketin hangi sayılara baktığını ve o sayıların nasıl üretildiğini belirleyen yapıdır. Dört sorusu vardır: hangi sayı, nasıl tanımlanıyor, hangi sıklıkta, kimin sorumluluğunda.

Tek tek göstergelerden farkı budur. Bir KPI listesi, ölçüm sistemi değildir; sayının nereden geldiği, kimin ürettiği ve ne sıklıkta güncellendiği tanımlanmadan liste güvenilir olmaz.

Neden önemli?

Ölçüm, süreç ve yetkiyle birlikte sistemin üçüncü ayağıdır. Ölçüm yoksa verilen yetki kontrolsüz özerkliğe dönüşür ve kurucu bir süre sonra yetkiyi geri alır. Ölçüm varsa yetki genişletilebilir.

Ayrıca ölçüm, tartışmanın zeminini değiştirir. Sayı yoksa tartışma kanaatler arasında geçer ve genellikle en yüksek sesli kanaat kazanır.

Şirkette nasıl görünür?

• Aynı gösterge için farklı departmanlar farklı sayı üretiyor.
• Sayılar aylık kapanışla geliyor ama kararlar haftalık veriliyor.
• Kimse bir sayıdan sorumlu değil; sayı "sistemden çıkıyor".
• Hedef ile gerçekleşen arasındaki fark konuşuluyor ama tanım farkı hiç konuşulmuyor.

Yaygın hata

Ölçüm sistemini araç seçimiyle karıştırmak. Yeni bir raporlama aracı, tanımsız sayıları düzeltmez; yalnızca aynı belirsizliği daha hızlı üretir.

Aynı yerde yapılan bir başka hata, sayının sahibini belirlememek. Sahipsiz bir sayı, kimsenin doğruluğundan sorumlu olmadığı bir sayıdır. İlk tutarsızlıkta güven kaybolur ve ekip kendi tablolarına döner.

Bir üçüncüsü, ölçüm sistemini kurup göstergeleri hiç azaltmamak. Zamanla her yeni soru için bir gösterge eklenir; iki yıl sonra kimsenin bakmadığı bir panel oluşur. Sistem, ekleme kadar çıkarma da gerektirir.

Örnek

Bir şirkette "aylık gelir" üç farklı yerde üç farklı rakam gösteriyor: satış tablosunda sözleşme tutarı, finansta faturalanan tutar, muhasebede tahsil edilen tutar. Toplantıların önemli kısmı hangisinin doğru olduğunu tartışmakla geçiyor.

Üçü de doğru; farklı şeyleri ölçüyorlar. Üç sayı ayrı ayrı isimlendiriliyor (sözleşme tutarı, faturalanan gelir, tahsilat) her birinin bir sahibi ve bir kullanım amacı yazılıyor. Tartışma bitiyor, çünkü artık sayılar değil isimler farklı.

Nereden başlanır?

Ölçüm sistemi kurmak yeni bir araç almakla değil, tanım yazmakla başlar.

Her göstergeye dört alan yazın: tanım, kaynak, sıklık, sahip.

Tanımı özellikle yazın. "Gelir", "aktif müşteri" ve "kapanan anlaşma" gibi kavramların şirket içinde birden fazla tanımı olabilir. Farklı sayıların çoğu, farklı tanımlardan gelir.

Aynı şeyi ölçen farklı sayıları ayrı isimlendirin. Sözleşme tutarı, faturalanan gelir ve tahsilat üçü de doğrudur; farklı şeyleri ölçerler.

Sıklığı karar sıklığına eşitleyin. Haftalık karar veriliyorsa aylık veri yetmez.

Her sayıya bir sahip verin. Sahipsiz bir sayının doğruluğundan kimse sorumlu değildir ve ilk tutarsızlıkta güven kaybolur.