Hesap Verebilirlik

Nedir?

Hesap verebilirlik, bir sonucun sahibinin belli olması ve o sonucun düzenli olarak konuşulmasıdır. İki parçası vardır ve ikincisi genellikle eksiktir: sahiplik ve ritim.

Sahiplik olmadan hesap verebilirlik olmaz, çünkü kime soracağınız belli değildir. Ritim olmadan da olmaz, çünkü konu ancak bir şey kötüye gittiğinde açılır. O zaman da konuşma hesap sormaya dönüşür.

Neden önemli?

Hesap verebilirliği ceza mekanizması sanmak yaygın bir yanlış anlamadır. Pratikte tam tersi: düzenli bir ritim varsa sapmalar küçükken görülür ve küçükken düzeltilir. Ritim yoksa sapmalar birikir ve nihayet konuşulduğunda büyümüş olur.

İyi işleyen bir hesap verebilirlik sistemi, kötü haberin erken gelmesini sağlar. Bunun tersi de doğrudur: kötü haberin geç geldiği şirketlerde sorun genellikle insanların dürüst olmaması değil, kötü haberi söyleyecekleri düzenli bir anın olmamasıdır.

Şirkette nasıl görünür?

• Sayılar yalnızca kötüye gittiğinde konuşuluyor.
• Toplantılarda durum raporu veriliyor ama kimse bir taahhüde bağlanmıyor.
• Geçen ay verilen sözlerin ne olduğunu kimse hatırlamıyor; kayıt yok.
• "Bunu konuşmuştuk ama takip etmemişiz" cümlesi düzenli olarak geçiyor.

Yaygın hata

Hesap verebilirliği kişilik özelliği olarak görmek: "sorumluluk alan insanlar bulmalıyız". Aynı aksama farklı kişilerde tekrar ediyorsa sebep kişi değildir. Rolün tanımı, göstergesi ya da konuşma ritmi eksiktir.

İkinci hata, hesap verebilirliği yalnızca yukarı doğru kurmak. Sistem yalnızca "yönetici ekibe hesap sorar" biçiminde çalışıyorsa, kurucunun kendi taahhütleri hiçbir yerde takip edilmez. Kurucunun verdiği sözler de bir yerde yazılı olmalı; aksi hâlde ekip ritmi ciddiye almaz.

Örnek

Aylık yönetim toplantısı yapan bir şirkette her ay aynı konular yeniden açılıyor. Toplantıya bir sütun ekleniyor: her gündem maddesinin sonunda ne, kim, ne zaman yazılıyor ve bir sonraki toplantı bu listeyle başlıyor.

İlk ay listenin yarısı yapılmamış çıkıyor. İkinci ay üçte biri. Dördüncü aydan itibaren liste büyük ölçüde tamamlanıyor. Değişen şey insanların daha sorumlu olması değil; verilen sözün bir sonraki toplantıda okunacağını herkesin biliyor olması.

Nereden başlanır?

Hesap verebilirlik, bir kültür kararı değil bir takvim kararıyla başlar.

Bir ritim seçin ve değiştirmeyin. Haftalık ya da iki haftalık; hangisi olduğu, düzenli olmasından daha az önemlidir.

Her toplantıyı bir önceki toplantının kararlarıyla başlatın. Bu tek değişiklik, çoğu şirkette en büyük farkı yaratır: verilen sözün okunacağını bilmek, sözün verilme biçimini de değiştirir.

Her taahhüdü üç alanla yazın: ne, kim, ne zaman. İsim yoksa taahhüt yoktur.

Kurucunun kendi taahhütlerini de aynı listeye yazın. Liste yalnızca aşağı doğru işliyorsa ekip ritmi ciddiye almaz.