Kontrol Mekanizması

Nedir?

Kontrol mekanizması, bir sürecin ya da kararın beklenenden saptığını erken gösteren düzenli kontrol noktasıdır. Üç biçimde kurulur:

• Önleyici. Hata olmadan durduran kural (harcama limiti, çift onay).
• Tespit edici. Hata olduktan sonra gösteren kontrol (mutabakat, düzenli rapor).
• Düzeltici. Sapma görüldüğünde ne yapılacağını söyleyen kural.

Sağlıklı bir yapıda üçü birlikte bulunur; yalnızca tespit edici kontroller varsa hatalar görülür ama tekrarı engellenmez.

Neden önemli?

Kontrol, yetki devrinin karşılığıdır. Yetki verildiğinde kontrol de kurulmazsa iki sonuçtan biri çıkar: ya kurucu yetkiyi bir süre sonra geri alır ya da bir gün beklenmedik bir sonuçla karşılaşılır.

İyi kurulmuş kontrol, güvensizlik göstergesi değildir; tam tersine daha fazla yetki devredilmesini mümkün kılar. Sonucu görebiliyorsanız daha çok şeyi bırakabilirsiniz.

Şirkette nasıl görünür?

• Bir hata ancak müşteri şikâyet ettiğinde ya da fatura geldiğinde fark ediliyor.
• Aynı hata düzenli aralıklarla tekrar ediyor ve her seferinde tekil bir olay gibi ele alınıyor.
• Kontroller var ama kimse çıktılarına bakmıyor.
• Kontrol, bir kişinin dikkatine bağlı; o kişi izne çıkınca kontrol de tatile çıkıyor.

Yaygın hata

Kontrolü onay adımlarıyla çoğaltmak. Her işleme bir onay eklemek işi yavaşlatır ve onay veren kişi bir süre sonra bakmadan onaylamaya başlar. Bakmadan verilen onay, kontrol değil sadece gecikmedir.

İkinci hata, kontrolü kişiye bağlamak. "Ayşe bunu her zaman kontrol ediyor" bir mekanizma değil, bir alışkanlıktır. Ayşe ayrıldığında kontrol de ayrılır.

Örnek

Bir şirkette tedarikçi ödemeleri muhasebe tarafından yapılıyor ve fatura ile sipariş eşleşmesi yapılmıyor. Yıl sonunda iki mükerrer ödeme fark ediliyor.

Basit bir önleyici kontrol kuruluyor: sipariş numarası olmayan fatura ödenmiyor. Bir de tespit edici kontrol ekleniyor: aylık olarak tutar bazında en büyük 20 ödeme sipariş kayıtlarıyla karşılaştırılıyor. İki kontrol birlikte, ekstra bir onay adımı eklemeden aynı riski kapatıyor.

Nereden başlanır?

Kontrol kurmadan önce hangi riski kapattığınızı yazın; yazamıyorsanız o kontrol gereksizdir.

Geçmiş hataları listeleyin. Son bir yılda hangi hatalar tekrar etti ve her biri ne kadara mal oldu?

Önleyici mi tespit edici mi seçin. Önleyici kontrol hatayı engeller ama işi yavaşlatabilir; tespit edici kontrol hızı korur ama hata gerçekleşir. Riskin büyüklüğü hangisinin uygun olduğunu belirler.

Onay eklemek yerine kural yazmayı deneyin. Her işleme onay eklemek, bir süre sonra bakmadan onaylamayla sonuçlanır.

Kontrolü kişiye değil sisteme bağlayın. "Ayşe her zaman kontrol ediyor" bir mekanizma değildir.