Şirket İşletim Sistemi

Nedir?

Şirket işletim sistemi, bir şirketin nasıl çalıştığını tanımlayan yapıların bütünüdür. Üç soruyla özetlenebilir:

1. Süreç. Bu iş nasıl yapılıyor?
2. Yetki. Bu konuda son kararı kim veriyor?
3. Ölçüm. İyi gidip gitmediğini hangi sayıdan anlıyoruz?

Bu üçünden biri eksikse şirket çalışıyor olabilir. Ama sistemle çalışmıyor olabilir; kişilerin kişisel çabasıyla çalışıyor olabilir.

Neden önemli?

Sistemin olup olmaması, şirketin büyüme kapasitesini ve kırılganlığını doğrudan belirler. Sistemsiz bir şirket büyüyebilir. Ama büyüdükçe koordinasyon maliyeti ve kurucuya bağımlılık artar.

Sistem ayrıca şirketin devredilebilirliğini belirler. Bir şirketin kurucusuz çalışabilmesi, satılabilmesi ya da yatırım alabilmesi büyük ölçüde bu üç sorunun cevabının kişilerde değil yapıda olmasına bağlıdır.

Şirkette nasıl görünür?

• Süreçler kişilerin kafasında yaşıyor; yazılı hâli yok ya da güncel değil.
• Karar yetkileri tanımsız; her istisna yukarı çıkıyor.
• Ya çok fazla gösterge var ya da anlamlı gösterge yok.
• Bir kişi ayrıldığında o alandaki bilgi de gidiyor.

Yaygın hata

Sistem kurmayı SOP yazmak sanmak. Süreç yazılıdır ama karar yetkileri tanımsızsa ilk istisnada süreç delinir ve iş kurucuya gider. Üç ayak birlikte kurulmadığında hiçbiri tek başına işlemez.

Aynı yerde yapılan bir başka hata, sistemi tek seferlik bir proje olarak ele almak. Sistem, kullanıldıkça güncellenen bir yapıdır. Bir kez kurulup rafa kaldırıldığında birkaç ay içinde gerçek işten kopar.

Bir üçüncüsü, her yerden aynı anda başlamak. Sistem alan alan kurulur: en çok kesinti üreten tek bir alan seçilir, orada üç ayak birlikte kurulur, sonra bir sonrakine geçilir.

Örnek

Bir şirket "sistem kuralım" diyerek 40 sayfalık bir prosedür seti hazırlıyor. Altı ay sonra kimse okumuyor, kurucunun kesinti sayısı değişmemiş.

İkinci deneme tek bir alanla başlıyor: satış teklifleri. Süreç bir sayfaya yazılıyor, yetki sınırı tanımlanıyor (indirim oranına göre kim karar veriyor), gösterge belirleniyor (ortalama teklif süresi ve kazanma oranı). Sekiz hafta sonra teklif konusunda kurucuya gelen soru sayısı belirgin biçimde düşüyor. Sonra aynı üçlü bir sonraki alana uygulanıyor.

Nereden başlanır?

Sistem kurmak, tüm şirketi birden ele almakla değil tek bir alanla başlar.

Ölçün. Kurucunun bir haftalık kesinti kaydı, hangi alanın en çok yük ürettiğini gösterir. Ölçmeden seçilen alan genellikle yanlış alandır.

Tek bir alan seçin. En çok kesinti üreten alan.

Üç ayağı birlikte kurun. Süreç bir sayfada yazılır, karar yetkisi bir sınırla tanımlanır, bir gösterge belirlenir. Üçünden biri eksikse diğer ikisi de işlemez.

Sekiz hafta bekleyin ve ölçün. Aynı alandan gelen kesinti sayısı düştü mü?

Sonra bir sonraki alana geçin. Şirket alan alan sistemleşir; hepsi birden değil.