Yönetim Toplantısı

Nedir?

Yönetim toplantısı, şirketin sayılarına bakıldığı, sapmaların konuşulduğu ve karar bekleyen konuların bağlandığı düzenli toplantıdır. Diğer toplantılardan farkı, gündeminin konu bazlı değil yapı bazlı olmasıdır: gündem her hafta aynıdır, içine giren konular değişir.

İşleyen bir yönetim toplantısının gündemi genellikle şudur: geçen toplantının kararları, sayılar, sapmalar, karar bekleyen konular, yeni taahhütler.

Neden önemli?

Bu toplantı, şirketin karar sisteminin görünür olduğu yerdir. İyi işlediğinde kurucu, hafta içinde durum sormak zorunda kalmaz; kötü işlediğinde kurucu hem toplantı yapar hem hafta boyunca sorar.

Ayrıca yönetim ekibinin birbirinin sayılarını görmesini sağlar. Departmanlar kendi sayılarını ayrı ayrı takip ettiğinde şirket bir bütün olarak yönetilmez.

Şirkette nasıl görünür?

• Toplantı, sırayla herkesin ne yaptığını anlatmasıyla geçiyor.
• Sayılar toplantıda ilk kez görülüyor; yorum yapacak zaman kalmıyor.
• Kararlar toplantı dışında alınıyor, toplantıda yalnızca duyuruluyor.
• Toplantı düzenli yapılıyor ama iyi giden ile kötü giden ayrımı yapılmıyor.

Yaygın hata

Toplantıyı bilgi paylaşımı için kullanmak. Bilgi yazıyla paylaşılır; toplantı, yazının üzerine konuşulan yerdir. Sayıları toplantıda ilk kez göstermek, herkesin aynı anda düşünmeye başlamasını gerektirir ve saat dolar.

Bir diğer yaygın hata, yalnızca kötü giden konuları konuşmak. İyi giden bir sayının neden iyi gittiği konuşulmadığında, o başarı tekrarlanamaz; kimse sebebini bilmez.

Üçüncü hata, katılımcı listesini genişletmek. Toplantı önemli göründükçe daha çok kişi çağrılır; katılımcı sayısı arttıkça karar üretme olasılığı düşer ve toplantı bilgilendirmeye döner.

Örnek

Bir şirkette aylık yönetim toplantısı üç saat sürüyor ve altı departmanın sunumundan oluşuyor.

Yeni format: sayılar toplantıdan 24 saat önce paylaşılıyor ve herkes okumuş geliyor. Toplantı 75 dakika: ilk 10 dakika geçen ayın kararları, 20 dakika sapmalar, 30 dakika karar bekleyen üç konu, 15 dakika yeni taahhütler. Sunum yok. İlk iki ay zorlanılıyor çünkü herkes okumaya alışkın değil; üçüncü aydan itibaren toplantı gerçekten karar üretmeye başlıyor.

Nereden başlanır?

Toplantıyı sunum sırasından karar toplantısına çevirmek, gündemi sabitlemekle başlar.

Gündemi yapı bazlı yapın, konu bazlı değil. Her ay aynı beş başlık: geçen ayın kararları, sayılar, sapmalar, karar bekleyen konular, yeni taahhütler.

Sayıları önceden paylaşın. Toplantıda ilk kez görülen bir tablo, herkesin aynı anda düşünmeye başlaması demektir ve saat dolar.

Sunum yapmayın. Sırayla durum anlatmak, toplantının en pahalı ve en az bilgilendirici kısmıdır.

İyi gideni de konuşun. Neden iyi gittiği konuşulmayan bir başarı tekrarlanamaz.

Her maddeyi bir taahhütle kapatın: ne, kim, ne zaman.