Toplantı Ritmi

Nedir?

Toplantı ritmi, hangi toplantının ne sıklıkta yapıldığının ve her birinin ne için var olduğunun tanımlı olmasıdır. Yönetim ritminin uygulama katmanıdır: ritim neyin ne zaman konuşulacağını söyler, toplantı ritmi bunun takvimdeki karşılığıdır.

Her toplantının dört şeyi tanımlı olmalıdır: amacı (bilgi mi, karar mı, problem çözme mi), sabit katılımcıları, süresi ve çıktısı.

Neden önemli?

Toplantı, bir şirketin en pahalı tekrarlayan gideridir ve bütçede görünmez. Sekiz kişilik bir haftalık toplantı, yılda yaklaşık 400 kişi-saat demektir. Bu gider, gündemi belirsiz olduğunda da aynen ödenir.

Sabit ritim ayrıca ara iletişimi azaltır. Bir konunun ne zaman konuşulacağı belliyse, o konu için ayrıca mesaj atılmaz ve toplantı arası kesinti sayısı düşer.

Şirkette nasıl görünür?

• Toplantılar bilgi aktarımıyla geçiyor; karar çıkmıyor.
• Katılımcı listesi her seferinde değişiyor, konuya yabancı kişiler bulunuyor.
• "Bunu bir toplantıda konuşalım" cümlesi, karar vermemenin nazik biçimi hâline gelmiş.
• Toplantı sonunda kimin ne yapacağı yazılı değil.

Yaygın hata

Toplantıyı karar sisteminin yerine koymak. Toplantı bir karar aracıdır, karar mekanizması değildir. Karar yetkileri tanımlı değilse toplantı, kararı kimin vereceğini bulma çabasına dönüşür ve her hafta aynı konuşma tekrar edilir.

İkinci hata, herkesi çağırmak. Katılımcı sayısı arttıkça toplantının karar üretme olasılığı düşer. Karar toplantılarında beş kişi genellikle üst sınırdır; bilgilendirme yazıyla yapılabilir.

Buna bir de şu ekleniyor: toplantıyı iptal etmeyi bir esneklik olarak görmek. Düzenli olduğu için işleyen bir ritimde, birkaç kez atlanan toplantı ritmin kendisini bitirir. Gündem yoksa süre kısaltılır; toplantı iptal edilmez.

Örnek

Bir şirkette pazartesi toplantısı iki saat sürüyor ve on iki kişi katılıyor. Herkes sırayla durum anlatıyor.

Format değişiyor: durum raporları toplantıdan önce yazılı olarak paylaşılıyor. Toplantı 45 dakikaya iniyor ve yalnızca üç şeye ayrılıyor: sapmalar, engeller ve karar bekleyen konular. Katılımcı sayısı altıya düşüyor; diğerleri yazılı özeti okuyor. Toplam maliyet dörtte birine iniyor, alınan karar sayısı artıyor.

Nereden başlanır?

Toplantı sayısını azaltmanın en hızlı yolu, her toplantıya bir amaç yazmaktır.

Her tekrar eden toplantı için dört şey tanımlayın: amacı (bilgi, karar ya da problem çözme), sabit katılımcıları, süresi ve çıktısı.

Bilgi aktarımını toplantıdan çıkarın. Durum raporları önceden yazılı paylaşılabilir; toplantı, yazının üzerine konuşulan yerdir.

Katılımcı sayısını düşürün. Karar toplantılarında beş kişi genellikle üst sınırdır. Bilgilendirilmesi yeterli olanlar çağrılmaz.

Toplantının maliyetini bir kez hesaplayın. Sekiz kişilik haftalık bir toplantı yılda yaklaşık 400 kişi-saattir. Bu sayı, gündemi olmayan toplantıları kendiliğinden azaltır.