Yönetim Ritmi

Nedir?

Yönetim ritmi, şirketin karar döngüsünün takvimidir: hangi konu hangi sıklıkta, kimlerle ve ne tür bir kararla sonuçlanmak üzere konuşulur. Toplantı takviminden farkı, her toplantının bir çıktısının tanımlı olmasıdır.

Tipik bir ritim üç katmanlıdır: haftalık (operasyon ve sapmalar), aylık (sayılar ve düzeltmeler), çeyreklik (öncelikler ve kaynak). Her katmanın kendi kararları vardır ve birinin konusu diğerine taşınmaz.

Neden önemli?

Ritim, hesap verebilirliğin altyapısıdır. Bir taahhüdün ne zaman kontrol edileceği belli değilse taahhüt bir dilekten ibarettir.

Ayrıca ritim, kurucunun müdahale ihtiyacını azaltır. Kötüye giden bir şeyin en fazla bir hafta içinde konuşulacağını bilen kurucu, aradaki günlerde sormak zorunda kalmaz. Ritmi olmayan şirketlerde kurucunun sürekli sorması rasyoneldir; başka bir görme yolu yoktur.

Şirkette nasıl görünür?

• Toplantılar var ama ne zaman hangi konunun konuşulacağı belli değil.
• Stratejik konular operasyon toplantısında açılıyor ve zaman yetmiyor.
• Aynı konu üç farklı toplantıda tekrar ediliyor.
• Geçen ay verilen kararların takibi hiçbir toplantının gündeminde değil.

Yaygın hata

Ritmi toplantı sayısıyla ölçmek. Daha çok toplantı daha iyi ritim değildir; genellikle tersidir. İyi bir ritimde toplantı sayısı azalır çünkü her toplantının konusu ve çıktısı bellidir.

Buna yakın bir hata, ritmi kurmak ama kararları kaydetmemek. Kayıt olmadığında bir sonraki toplantı sıfırdan başlar ve ritim, aynı konuşmanın düzenli tekrarına dönüşür.

Örnek

Bir şirkette haftalık üç saatlik bir "yönetim toplantısı" yapılıyor; gündem her hafta değişiyor ve konular yarıda kalıyor.

Ritim üçe ayrılıyor: Pazartesi 45 dakika: beş sayı, sapmalar, haftanın önceliği. Ayın ilk haftası 90 dakika: aylık sayılar, düzeltme kararları. Çeyrek başı yarım gün: öncelikler ve kaynak dağılımı. Toplam süre azalıyor, karar sayısı artıyor. Kritik olan tek kural: her toplantı, bir önceki toplantının kararlarının durumuyla başlıyor.

Nereden başlanır?

Ritmi kurmak yeni toplantı eklemekle değil, mevcutları ayırmakla başlar.

Üç katman tanımlayın. Haftalık: operasyon ve sapmalar. Aylık: sayılar ve düzeltme kararları. Çeyreklik: öncelikler ve kaynak.

Her katmana bir çıktı yazın. Toplantının ne üretmesi gerektiği belli değilse süre dolar, karar çıkmaz.

Konuları katmanlar arasında taşımayın. Stratejik bir konu haftalık operasyon toplantısında açıldığında ikisi de yarım kalır.

Her toplantıyı bir öncekinin kararlarıyla başlatın. Bu tek kural, ritmin hesap verebilirliğe dönüşmesini sağlar.

Üç ay sonra toplam süreyi ölçün. İyi kurulmuş bir ritimde toplantıya ayrılan süre azalır, alınan karar sayısı artar.