Karar Matrisi

Nedir?

Karar matrisi, şirketteki tekrar eden kararların kime ait olduğunu tek tabloda gösteren belgedir. Satırlarda karar türleri, sütunlarda roller ve sınırlar bulunur.

Bir karar matrisi genellikle tek sayfadır ve tüm kararları kapsamaz. Yalnızca sık tekrarlayanları ve yüksek etkili olanları kapsar. Amaç eksiksizlik değil, trafiğin büyük kısmını kurala bağlamaktır.

Neden önemli?

Karar matrisi, "kim karar veriyor?" sorusunu her seferinde yeniden sormayı bitirir. Bu soru tek başına küçük görünür ama günde beş kez sorulduğunda yılda yüzlerce saat eder.

Ayrıca matris bir teşhis aracıdır. Hazırlanırken hangi kararların hiç tanımlı olmadığı ortaya çıkar; bu boşluklar genellikle kurucunun takvimini dolduran boşluklardır.

Şirkette nasıl görünür?

• Yetki tanımı yalnızca harcama limitlerinde var, diğer kararlarda yok.
• Aynı karar bazen müdürde, bazen kurucuda; hangi durumda hangisi olduğu belirsiz.
• Yeni bir yönetici geldiğinde neye karar verebileceğini kimse net söyleyemiyor.

Yaygın hata

Matrisi çok ayrıntılı yapmak. Elli satırlık bir tablo okunmaz ve güncellenmez. Yirmi satır, şirketteki karar trafiğinin büyük kısmını kapsamak için genellikle yeterlidir.

Buna yakın bir hata, matrisi yazıp uygulamada delmek. Sınırın altında verilen bir karar kurucu tarafından geri alındığında matris fiilen geçersiz olur. Matrisin işlemesi tek bir kurala bağlıdır: sınırın altında verilen kararlar geri alınmaz. Karar yanlışsa sınır tartışılır, karar değil.

Örnek

Bir şirket karar matrisini hazırlarken en sık tekrar eden on kararı listeliyor: harcama, indirim, işe alım, izin, iade, tedarikçi seçimi, teslim tarihi değişikliği, kapsam değişikliği, fiyat istisnası, ödeme vadesi.

Her biri için üç sütun dolduruluyor: kim karar veriyor, hangi sınıra kadar, sınır aşılırsa kim. Tablo tek sayfa çıkıyor ve tüm ekiple paylaşılıyor. İlk ay tabloya bakma alışkanlığı yok; kurucu her soruyu "tabloya baktın mı?" ile karşılıyor. İkinci aydan itibaren soru sayısı belirgin biçimde düşüyor.

Nereden başlanır?

Matrisi hazırlamak bir günlük iştir; asıl mesele uygulanmasıdır.

En sık tekrar eden on–yirmi kararı listeleyin. Harcama, indirim, işe alım, izin, iade, tedarikçi seçimi, teslim tarihi değişikliği, kapsam değişikliği gibi.

Her satırda üç sütun doldurun: kim, hangi sınıra kadar, sınır aşılırsa kim.

Tek sayfada tutun. Elli satırlık bir tablo okunmaz ve güncellenmez.

Tabloyu tüm ekiple paylaşın. İlk hafta kimse bakmaz; her soruyu "tabloya baktın mı?" ile karşılamak bu alışkanlığı birkaç haftada kurar.

Üç ayda bir gözden geçirin. Hâlâ yukarı çıkan konular, sınırı yanlış çizilmiş konulardır.