Karar Sistemi

Nedir?

Karar sistemi, şirketteki kararların nasıl alındığını belirleyen bütündür. Dört bileşeni vardır:

• Kim: karar sahipleri ve yetki sınırları.
• Neyle: kararın dayandığı bilgi ve göstergeler.
• Ne kadar sürede: kararın verilmesi için beklenen süre.
• Nasıl kayıtla: kararın nerede ve nasıl yazıldığı.

Bu dördü tanımlıyken karar sistemi vardır. Yalnızca "toplantı yapıyoruz" varsa yoktur; toplantı bir araçtır, sistem değil.

Neden önemli?

Bir şirketin hızı, karar sisteminin hızıdır. Aynı ekip, aynı bilgiyle, farklı karar sistemleriyle çok farklı hızlarda çalışabilir.

Kayıt bileşeni özellikle önemlidir çünkü en çok atlanandır. Yazılmayan karar, hatırlandığı biçimde yaşar; iki kişi farklı hatırlar ve aynı konu birkaç ay sonra yeniden açılır.

Şirkette nasıl görünür?

• Aynı konu üç toplantıda tekrar konuşuluyor.
• Kararın ne zaman verileceği belli değil; "değerlendiriyoruz" süresiz bir durum.
• Karar verildikten sonra kimin ne yapacağı yazılı değil.
• Kararlar sohbet uygulamalarında dağınık biçimde duruyor.

Yaygın hata

Karar sistemini yalnızca yetki tablosuna indirgemek. Yetki, kimin karar vereceğini söyler; kararın hangi bilgiyle ve ne kadar sürede verileceğini söylemez. Süre tanımlanmadığında kararlar süresiz olarak "değerlendirme" aşamasında bekleyebilir.

Pratikte sık rastladığım bir başka hata, her karar için aynı ağırlıkta süreç işletmek. Geri döndürülebilir kararlarla geri döndürülemez kararlar aynı özenle ele alındığında şirket yavaşlar. Geri döndürülebilir kararlar hızlı verilir; geri döndürülemez olanlar yavaş.

Örnek

Bir şirkette yeni bir yazılım aracının alınması dört aydır konuşuluyor. Her toplantıda yeni bir soru çıkıyor.

Karar sistemi uygulanıyor: karar sahibi teknoloji direktörü, karar tarihi iki hafta sonrası, kararın dayanacağı üç kriter yazılı (maliyet, entegrasyon süresi, mevcut ekibin kullanabilirliği), görüş verecekler belli. İki hafta sonra karar veriliyor ve tek paragraflık bir kayıt yazılıyor. Aynı konu bir daha açılmıyor.

Nereden başlanır?

Karar sistemini kurmak, tıkanmış tek bir karardan başlayarak öğrenilir.

Dört alanı yazın: kim karar veriyor, hangi bilgiyle, ne kadar sürede, nereye kaydedilecek.

Süre koyun. Süresiz "değerlendiriyoruz" durumu, karar vermemenin en yaygın biçimidir.

Kararı geri döndürülebilir mi diye sorun. Geri alınabilecek kararlar hızlı verilir; geri alınamayacaklar yavaş. İkisini aynı özenle ele almak şirketi yavaşlatır.

Tek paragraflık bir kayıt tutun: ne karar alındı, kim verdi, ne zaman, hangi gerekçeyle. Bu kayıt, aynı konunun üç ay sonra yeniden açılmasını önler.

Kayıtları tek bir yerde toplayın. Sohbet uygulamalarına dağılmış kararlar, kayıtsız kararlarla aynı sonucu verir.