Süreç Sahipliği

Nedir?

Süreç sahipliği, bir sürecin tanımından, işleyişinden ve iyileştirilmesinden sorumlu tek kişinin belirlenmesidir. Süreci uygulayan kişi ile süreci sahiplenen kişi aynı olabilir ama aynı rol değildir.

Süreç sahibinin üç görevi vardır: tanımı güncel tutmak, sürecin göstergesine bakmak, istisnaları toplayıp tanıma yansıtmak.

Neden önemli?

Sahipsiz bir süreç zamanla gerçeklikten kopar. İş değişir, belge değişmez; birkaç ay sonra belge ile uygulama arasındaki fark o kadar açılır ki belge terk edilir.

Ayrıca süreç sahipliği, iyileştirmenin adresidir. "Bu süreç kötü işliyor" şikâyeti sahipsizken havada kalır; sahibi varsa bir masaya gider.

Şirkette nasıl görünür?

• Süreç belgeleri var ama son güncelleme tarihleri çok eski.
• Bir süreç kötü işlediğinde şikâyet ediliyor ama kimse değiştirmiyor.
• İstisnalar tek tek çözülüyor; sürece geri yansımıyor.
• İki departmanı kesen süreçlerde sahiplik kimsede değil.

Yaygın hata

Süreç sahipliğini departmana vermek. "Bu süreç operasyonun" cümlesi, süreç iki departmanı kestiği anda çalışmaz. Sahip bir kişidir ve genellikle sürecin en çok etkilendiği tarafta durur.

Aynı yerde yapılan bir başka hata, sahipliği yalnızca belgeye bağlamak. Sahip, belgeyi güncellemekle değil, sürecin sonucundan da sorumludur. Belgesi güncel ama çıktısı kötü bir süreç sahiplenilmiş sayılmaz.

Bir üçüncüsü, sahibi sürecin en az etkilendiği tarafa vermek. Sürecin çıktısından en çok etkilenen kişi sahip olduğunda iyileştirme kendiliğinden gelir; en az etkilenen kişi sahip olduğunda belge güncel kalır ama sonuç değişmez.

Örnek

Bir şirkette işe alım süreci hem İK'yı hem ilgili departmanı kesiyor. Adaylar bazen üç gün, bazen üç hafta bekliyor. Herkes diğerini bekliyor.

Süreç sahibi olarak İK sorumlusu belirleniyor ve göstergesi yazılıyor: başvurudan teklife geçen ortalama gün sayısı. Sahip, gecikmenin nerede oluştuğunu ölçmeye başlıyor ve darboğazın teknik mülakat planlamasında olduğunu görüyor. Tek bir değişiklik yapılıyor: her hafta iki sabit mülakat saati bloke ediliyor. Ortalama süre 21 günden 9 güne iniyor.

Nereden başlanır?

Sahipliği dağıtmaya, en çok şikâyet edilen süreçten başlayın.

Tek bir isim yazın. Departman değil kişi; sürecin en çok etkilendiği tarafta duran kişi genellikle doğru sahiptir.

Sahibe bir gösterge verin. Süreç süresi, hata oranı ya da tamamlama oranı. Göstergesiz sahiplik, yalnızca belge güncelleme görevidir.

İstisnaları sahibe toplatın. Aynı istisna ayda birkaç kez geliyorsa o artık istisna değildir; sürece eklenmesi gereken bir daldır.

İki departmanı kesen süreçlerde sahibi mutlaka belirleyin. Sahipsiz kalan süreçler neredeyse her zaman bunlardır.