Sorumluluk Sahipliği

Nedir?

Sorumluluk sahipliği, bir işin ya da sonucun tek bir isimle eşleşmesidir. Test basittir: "bu kimin işi?" sorusuna şirketteki üç farklı kişi aynı ismi veriyorsa sahiplik vardır; farklı isimler veriyorsa yoktur.

Sahiplik, işi tek başına yapmak anlamına gelmez. Beş kişi çalışabilir; sahip, sonucun sorulacağı kişidir.

Neden önemli?

Sahipsiz işler kaybolmaz. Kurucuya düşer. Bir şirkette kurucunun takvimini dolduran işlerin önemli kısmı, kimsenin sahiplenmediği için varsayılan olarak kurucuya geçmiş işlerdir.

Sahiplik netleştiğinde iki şey iyileşir. Birincisi hız: iş bir kuyrukta beklemek yerine doğrudan bir masaya gider. İkincisi öğrenme: aynı işi hep aynı kişi sahiplendiğinde o iş zamanla iyileşir; her seferinde başka biri yaptığında iyileşmez.

Şirkette nasıl görünür?

• Bir sorun ortaya çıktığında ilk beş dakika kimin bakacağını konuşmakla geçiyor.
• İki departman arasındaki işler kimsenin listesinde değil.
• Kurucu, "bunu ben halledeyim" diyerek sahipsiz işleri topluyor.
• Bir kişi işten ayrıldığında hangi işlerin boşta kaldığı ancak aksama çıkınca anlaşılıyor.

Yaygın hata

Sahipliği ekibe vermek. "Bu konudan ürün ekibi sorumlu" cümlesi, sahiplik gibi görünen bir belirsizliktir. Ekip çalışır; sahip bir kişidir.

İkinci hata, sahipliği yalnızca sözlü olarak dağıtmak. Toplantıda söylenen "bunu sen al" bir hafta sonra hatırlanmaz. Sahiplik yazılı olmadığında, işin bir sahibi olduğu düşünülür ama pratikte yoktur.

Üçüncü sırada, sahipliği verip iş yükünü hesaba katmamak. Zaten dolu bir takvime eklenen yeni bir sahiplik, kâğıt üzerinde vardır ve pratikte yoktur. Yeni bir sorumluluk verilirken hangi işin bırakıldığı da konuşulmalıdır.

Örnek

Bir şirkette tedarikçi sözleşmelerinin yenilenmesi kimsenin listesinde değil. İki sözleşme kendiliğinden uzuyor, biri fiyat artışıyla yenileniyor ve bu ancak fatura geldiğinde fark ediliyor.

Basit bir tablo kuruluyor: her sözleşme, bitiş tarihi ve tek bir sahip ismi. Sahip, bitişten 60 gün önce bir hatırlatma alıyor. İlk yıl içinde iki sözleşme yeniden pazarlık edilerek yenileniyor. Yeni bir süreç kurulmadı; yalnızca sahipsiz bir iş bir isimle eşleşti.

Nereden başlanır?

Sahipsiz işleri bulmanın en hızlı yolu, kurucunun kendi listesine bakmaktır.

Kurucunun üstlendiği işleri yazın. Bunların önemli kısmı, kimsenin sahiplenmediği için varsayılan olarak kurucuya düşmüş işlerdir.

Departmanlar arasındaki işleri ayrıca arayın. İki birimin sınırında duran işler en sık sahipsiz kalan işlerdir.

Her işe tek bir isim yazın. İki isim, sahipsizliğin nazik hâlidir.

Yazılı hâlde tutun. Toplantıda söylenen "bunu sen al" bir hafta sonra hatırlanmaz. Tek satırlık bir kayıt, bu tartışmanın tamamını ortadan kaldırır.